dicas para gerenciar uma equipe híbrida e remota.

Como será o futuro do trabalho? Presencial, remoto ou híbrido?

A realidade é que o trabalho híbrido veio para ficar, e agora é hora de garantir que seus líderes estejam preparados para o desafio. Neste artigo, exploraremos comogerentes, supervisores e líderes executivos podem fazer a transição de forma tranquila do presencial para o híbrido.

Estudos mostram que os funcionários podem nunca estar prontos para voltar ao escritório - pelo menos não em tempo integral. Na verdade, de acordo com uma pesquisa recente, quase 2 em cada 5 funcionários insistem firmemente em trabalhar de casa, enquanto um número similar consideraria sair do emprego se fossem obrigados a aumentar sua presença no escritório.

Embora o trabalho totalmente remoto tenha diminuído desde o seu pico em 2021, o trabalho híbrido mantém uma presença constante. Dado que 41% dos funcionários se envolvem no trabalho remoto em diferentes graus, é imperativo que os empregadores facilitem o trabalho híbrido sempre que possível. Claramente, os números atuais sugerem que a força de trabalho híbrida está firmemente estabelecida.

5 dicas práticas para gerenciar equipes híbridas

O termo “liderar pelo exemplo” não poderia ser mais importante do que na transição para um novo modelo de trabalho. Ao preparar os seus líderes para essa mudança para o trabalho híbrido, é importante fornecer a eles o apoio extra de que necessitam para navegar em uma transição sutil para toda a força de trabalho. Abaixo estão cinco etapas práticas para ajudá-lo a gerenciar uma transição bem-sucedida.

1. fornecer diretrizes

No início da pandemia, os líderes em todo o mundo foram forçados a fazer a transição de um estilo de gestão local para a supervisão de uma equipe de colaboradores remotos. Agora, muitos desses mesmos líderes estão sendo responsáveis por fazer a transição para um modelo de trabalho híbrido. Parece natural que alguns deles estejam relutantes em fazer mais uma mudança na forma como lideram. No entanto, para que um modelo de trabalho híbrido funcione efetivamente, todos os níveis da sua empresa devem estar envolvidos.

Felizmente, existem algumas coisas que você pode fazer para ajudar a tornar a transição para uma força de trabalho híbrida mais fácil para seus líderes lidarem.

novas políticas de local de trabalho

Você pode começar reexaminando as políticas do seu local de trabalho e fazendo ajustes para atender às novas demandas de um modelo de trabalho híbrido. Fornecer aos líderes diretrizes claras relativas às políticas do local de trabalho, como horário de trabalho e requisitos de comunicação, pode ajudá-los nessa transição.

sessões informativas

Assim que o anúncio sobre o trabalho híbrido for feito, reserve um tempo para agendar uma série de sessões informativas para a gestão e os colaboradores. Isso dará aos líderes a oportunidade de discutir suas metas e objetivos, bem como responder a perguntas sobre a transição.

treinamento de liderança

Tenha em mente que muitos líderes de equipe passaram anos desenvolvendo seu estilo de gestão local. Não se pode esperar que eles mudem muito rapidamente. Uma das melhores maneiras pelas quais sua organização pode ajudar nessa transição é fornecer treinamento de liderança voltado especificamente para o gerenciamento de uma força de trabalho híbrida.

2. projetar locais de trabalho híbridos

Com a introdução de um novo modelo de trabalho, também deverá ocorrer uma reformulação do espaço físico da empresa. Avalie o ambiente de trabalho atual da sua organização e determine quais mudanças podem ser feitas para criar um ambiente que seja ideal para o trabalho híbrido. Aqui estão alguns fatores que você deve ter em mente ao criar novos espaços.

colaboração

O CEO da Goldman Sachs, David Solomon, disse que a continuação do trabalho remoto “levanta receios sobre o impacto na colaboração”. Ele tem razão. Apesar de um aumento de 44% na utilização de ferramentas de colaboração on-line durante a pandemia, 67% dos trabalhadores ainda querem mais colaboração presencial.

É crucial compreender essa crescente procura por colaboração, especialmente quando os seus colaboradores estão trabalhando no local de trabalho. Considere reduzir o número de espaços de escritório individuais. Em vez disso, transforme essas áreas em salas de reuniões equipadas para reuniões presenciais ou virtuais. Por exemplo, na Randstad transformamos estações de trabalho em salas de reunião.

escritórios descentralizados

A transição para uma força de trabalho híbrida pode ajudar sua empresa a economizar dinheiro ao descentralizar seus espaços de escritório. De acordo com um estudo da McKinsey, as organizações podem economizar até 30% em custos imobiliários investindo em espaços de trabalho alternativos.

Empresas como a Target tornaram esse processo uma realidade. O gigante varejista fechou recentemente sua sede de quase um milhão de pés quadrados no centro de Minneapolis e transferiu seus 3.500 funcionários que trabalham lá para vários escritórios satélites. No Reino Unido, o banco Santander UK também fechou escritórios em Manchester Deansgate, London Portman House, Bootle e Newcastle, além de mais de 100 filiais. Os colaboradores afetados fizeram a transição para alguma forma de trabalho remoto.

3. manter uma mentalidade de empatia em primeiro lugar

À medida que sua organização necessita se adaptar ao gerenciamento de uma força de trabalho híbrida, é importante manter uma mentalidade que prioriza a empatia. Os líderes empresariais não são os únicos que enfrentam mudanças nas condições de trabalho – os seus trabalhadores também. Para completar, muitos colaboradores lidam simultaneamente com questões pessoais, como cuidar de pais idosos e educar os filhos em casa.

Os líderes de equipe devem perceber que o desenvolvimento de um local de trabalho híbrido levará tempo e provavelmente serão necessários alguns ajustes. Existem, no entanto, várias coisas que a sua empresa pode fazer para minimizar o impacto sobre os seus trabalhadores.

construir canais de feedback eficazes

É fundamental desenvolver uma forma eficaz de medir o sentimento dos colaboradores ao construir um modelo híbrido. Considere usar vários canais de feedback, incluindo pesquisas de opinião e fóruns de funcionários, bem como desenvolver um processo para que eles abordem suas preocupações e desafios.

Os líderes também devem agendar check-ins frequentes para proporcionar aos trabalhadores acesso a conversas individuais, onde possam discutir os desafios do trabalho e da vida. A comunicação consistente com a equipe ajudará os líderes a avaliar o bem-estar dos trabalhadores e a identificar quaisquer problemas que possam estar enfrentando.

manter a flexibilidade

A empresa indiana Infosys reconheceu que um dos benefícios das opções de trabalho híbrido é a inclusão de mais mulheres no local de trabalho. Esse benefício só será eficaz se os líderes mantiverem uma mentalidade de empatia que permita alguma flexibilidade quando se trata de trabalho remoto.

Como a construção de um local de trabalho híbrido é um trabalho em progresso, os líderes não devem presumir que entendem os desafios que seus colaboradores enfrentam. A realidade é que a pandemia estimulou o desejo de um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional. Na verdade, um estudo recente da Randstad mostrou que 39% dos profissionais deixariam o seu emprego atual por um cargo menos desejável se este oferecesse maior flexibilidade.

Para eliminar o risco de aumento da rotatividade, os líderes devem permitir algum nível de flexibilidade no horário de trabalho híbrido. Os líderes também devem discutir os desafios da vida profissional diretamente com os seus trabalhadores antes de tentarem oferecer qualquer tipo de resolução.

reduzir o esgotamento

Os líderes de equipe devem tomar medidas proativas para evitar o esgotamento dos colaboradores. Comece reduzindo o número de reuniões virtuais realizadas, mantendo apenas as reuniões necessárias ao desempenho da equipe. Em vez disso, use outras ferramentas de comunicação e gerenciamento do local de trabalho para manter sua equipe conectada. Além disso, considere definir horários de “não perturbe” para sua equipe, a fim de incentivar a produtividade sem perturbações. Por exemplo, o Citigroup oferece  sextas-feiras sem zoom para garantir que seus colaboradores tenham pelo menos um dia para se concentrarem exclusivamente em questões de trabalho individuais.

4. foco na inclusão

Maru Flores, líder em Colaboração Global e Serviços de Produtividade do Cliente da Ford, reconhece que “O principal aspecto de um modelo de local de trabalho híbrido é garantir que os trabalhadores no escritório e em casa se sintam igualmente ligados ao local de trabalho”. No entanto, manter a inclusão em um local de trabalho híbrido pode ser bastante desafiador. O passo mais importante é que os líderes compreendam esses desafios e encontrem formas de criar uma experiência de trabalho igualitária para trabalhadores remotos e locais.

desenvolver canais de comunicação sincronizados

Um dos maiores desafios da inclusão em um modelo de trabalho híbrido é a comunicação da equipe. É muito fácil que as conversas aconteçam no local sem que as informações pertinentes sejam comunicadas aos trabalhadores remotos. Afinal, a comunicação presencial tem sido a forma de trabalho durante toda a carreira da maioria dos profissionais. Para superar esse desafio, os líderes devem reajustar as suas mentalidades relativamente à comunicação no local de trabalho e investir em um conjunto de ferramentas digitais que permitam uma comunicação perfeita entre os membros da equipe.

criar espaços de reunião inclusivos

Não importa que tipo de modelo de trabalho híbrido sua organização desenvolva, há uma grande probabilidade de que muitas reuniões incluam uma mistura de colaboradores remotos e locais. Com essa expectativa, não deixe de criar espaços de colaboração ideais para reuniões híbridas.

Por exemplo, o Google criou espaços de reunião que incluem uma mistura de assentos e telas em um design circular. As telas são colocadas próximas ao nível dos olhos para dar a aparência de uma reunião presencial tradicional. Embora a criação de espaços de reuniões tão elaborados possa não estar no orçamento da empresa, é importante garantir que as suas equipes tenham as ferramentas e os equipamentos necessários para criar espaços de reuniões que promovam a inclusão.

promover o reconhecimento dos colaboradores

Estudos mostram que programas de reconhecimento de colaboradores podem produzir taxas de engajamento 2,5 vezes maiores. Investir no reconhecimento dos funcionários ou adaptar seu programa atual a um modelo de trabalho híbrido pode ser uma ótima maneira de demonstrar inclusão no local de trabalho. Considere oferecer opções regulares de reconhecimento vinculadas a um programa de benefícios ou organizar reuniões virtuais de reconhecimento que envolvam toda a empresa ou departamento.

5. conduzir monitoramento de desempenho imparcial

Outro desafio do trabalho remoto é monitorar o desempenho dos colaboradores sem demonstrar controle excessivo. A realidade é que a maioria dos seus líderes têm usado observações diárias para avaliar o desempenho dos trabalhadores. Com um modelo de trabalho híbrido, esses líderes devem mudar a forma como avaliam o desempenho dos funcionários no dia a dia. A seguir, disponibilizamos algumas dicas para tornar isso realidade.

crie um processo estruturado de avaliação de desempenho dos colaboradores

Estudos realizados no Reino Unido antes da pandemia revelaram que os trabalhadores remotos tinham 50% menos probabilidade de serem promovidos do que os trabalhadores que trabalham presencialmente. As empresas que desejam tornar o trabalho híbrido uma opção permanente devem fazer melhor. Comece criando um processo estruturado de avaliação de desempenho dos colaboradores que minimize o preconceito, incorporando o uso de métricas de KPI do local de trabalho junto às observações diretas.  

construa confiança entre a gestão e os colaboradores

Para que o trabalho híbrido seja bem sucedido, a gestão deve manter um nível de confiança com os seus trabalhadores, especialmente quando estes trabalham remotamente. É impossível micro gerenciar trabalhadores remotos e esperar que eles permaneçam produtivos durante o dia. Embora os gestores possam expressar preocupação com o desempenho dos trabalhadores remotos, estudos mostram que os colaboradores que trabalham em casa são 24% mais produtivos.

Os gerentes que lutam para construir a confiança de sua equipe podem considerar métodos alternativos para monitorar a produtividade dos trabalhadores remotos. Por exemplo, uma empresa malaia, a ADA, utiliza um formulário de Excel simples para exigir que os trabalhadores preencham gráficos de tarefas diárias, para que os gestores possam acompanhar o seu progresso, quer trabalhem no local ou remotamente.

ofereça feedback regular

Se você não tomar cuidado, alguns colaboradores podem se sentir perdidos na confusão entre o trabalho presencial e o remoto. Os líderes podem evitar esse sentimento de incerteza entre os membros da equipe oferecendo feedback regularmente. Em um ambiente de trabalho presencial, o feedback regular ocorre esporadicamente ao longo do dia. No entanto, com o trabalho remoto parcial, as oportunidades de realizar reuniões aleatórias no local são limitadas, a partir disso, os líderes terão de adquirir o hábito de fornecer feedback através de outros canais de comunicação.

Tomar medidas proativas para preparar os líderes de sua equipe para a mudança para um local de trabalho híbrido pode ajudar a garantir uma transição perfeita para a força de trabalho em geral.  Baixe nosso mini-guia para saber quais são as etapas que você pode seguir para aumentar o engajamento em um local de trabalho híbrido.

Esta é uma versão atualizada de um artigo originalmente publicado em 3 de maio de 2022.