"O tempo nunca é perdido", cantava Manolo García em um verso que se aplica à poesia, mas não à vida profissional. No entanto, o motivo é muito simples: se, em vez de realizarmos as tarefas que nos foram atribuídas, nos deixarmos levar pela procrastinação, adiarmos nossos afazeres, perdermos a concentração e nos entregarmos a um processo multitarefas tão ávido quanto ineficaz, teremos, de fato, perdido tempo.
Isso ocorre porque o tempo não dedicado ao trabalho também deixa de ser utilizado para o lazer, para atividades de crescimento pessoal após o expediente, para a nossa família ou a nossa vida. Assim, a má gestão do tempo é a responsável pelas pessoas entrarem em uma espiral de estresse, ansiedade e desconforto no trabalho que pode ter consequências desagradáveis, tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Quanto antes nos conscientizarmos da importância dessa gestão e planejamento de tarefas, mais nos beneficiaremos em termos de tempo e qualidade de vida.
o que é gestão do tempo?
Consiste em poucos elementos simples e, ao mesmo tempo, decisivos para a produtividade e uma boa resolução dos projetos. Entendemos que a gestão do tempo no trabalho abrange a organização das tarefas para obtermos o máximo de eficiência durante as horas atribuídas, mas também a alocação de um período adequado à dificuldade de cada tarefa.
Em outras palavras, se o que nos preocupa é a forma como o tempo deve ser gerido, o primeiro elemento que temos de abordar é a quantidade de horas que uma determinada tarefa exigirá, para depois executá-la da maneira mais eficiente possível, valendo-nos das diferentes técnicas de gestão do tempo.
benefícios da gestão do tempo
São diversas as vantagens de fazer um bom uso das horas à nossa disposição. Veja alguns dos benefícios de uma boa organização do tempo:
- Maior produtividade e eficiência.
Quanto mais otimizarmos o tempo que temos, dedicando-o com profundidade e atenção às tarefas atribuídas, descobriremos que o tempo rende muito mais do que pensamos. Embora seja fácil e comum ceder às distrações, convergir nossa atenção para o objetivo em vez de fragmentar a concentração em diversas tarefas pode acarretar excelentes benefícios.
- Atingir os objetivos com maior qualidade.
A "dispersão" em nossas tarefas e acreditarmos que temos "tempo de sobra" nos faz ceder à procrastinação e à distração, o que está por trás de trabalhos que não atingem o nível exigido. Ou cuja qualidade é muito inferior, longe da excelência que qualquer colaborador deve ter como meta de desempenho.
- Maior prestígio profissional.
Os profissionais que vencem a batalha contra o tempo, que entregam suas tarefas na data prevista sem desculpas pelo descumprimento de mais um prazo, conquistam a confiança de sua liderança. São sinônimo de eficiência, profissionalismo e responsabilidade que envolve administrar o tempo a seu favor.
- Satisfação pessoal.
Dominar a gestão do tempo é recompensador, uma vez que ganhamos mais tempo para nós mesmos e temos a possibilidade de desenvolver outras áreas da nossa vida que, por sua vez, podem levar ao nosso crescimento pessoal e profissional. Por exemplo, uma gestão do tempo eficaz lhe permite ter algumas horas livres no fim do dia, dessa forma, é possível participar de um evento social para se divertir e fazer networking.
técnicas de gestão do tempo
Todos queremos fazer as coisas da maneira mais eficiente possível, mas, sem um método específico, isso não passa de uma intenção. Veja algumas das técnicas mais utilizadas no ambiente de trabalho:
- O método Pomodoro. Um clássico entre os principais métodos de gestão do tempo. É uma abordagem simples, mas eficaz: 25 minutos de concentração total e cinco minutos de descanso. Seu nome tem origem nos temporizadores para cozinhar em formato de tomate (pomodoro, em italiano).
- A técnica do "slicing". Em inglês, "slice" significa fatia, que pode ser de pizza, por exemplo. Quem comeria uma pizza inteira sem fatiá-la? Ninguém. A analogia desta técnica com o expediente de trabalho é que, se não for dividido em partes, fica inviável e, o que é pior, gera uma queda na motivação que se traduz em dispersão e diminuição da produtividade.
- As tarefas mais difíceis primeiro. E as mais fáceis depois. Há também quem sugira "começar pelo pior", ou seja, encarar primeiro o que for mais difícil, aquela tarefa que não envolve apenas estar fora da zona de conforto, mas um esforço extra, gerando até mesmo um certo nervosismo, medo, dúvidas... Depois de enfrentar esse pequeno desafio do dia, tudo parecerá mais fácil, mais tranquilo. Aumentará a sua motivação e, consequentemente, a sua produtividade.
dicas para gestão do tempo e planejamento de tarefas
Ter consciência da importância de administrar bem o tempo está relacionado a um planejamento adequado das tarefas. Prever o tempo necessário para cada uma delas também é parte fundamental dessa gestão do tempo, assim como a prioridade que cada uma exige.
De fato, quando se trata de planejamento de tarefas, também existem técnicas para conseguir organizá-las melhor. Podemos citar como exemplos:
- a técnica de Eisenhower: Inspirada nos métodos de guerra do ex-presidente dos Estados Unidos com um longo passado militar, essa técnica ajuda a classificar a prioridade de tarefas como:
- importantes e urgentes
- importantes, mas não urgentes
- urgentes, mas não importantes
- nem urgentes, nem importantes
- a análise de Pareto: Trata-se de um método extenso e complexo que exigiria um artigo exclusivo. Em suma, nos ensina a decidir qual dos problemas que surgem em sua situação de gestão deve ser resolvido primeiro. Define prioridades de ação em processos de tomada de decisões complicadas.
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