gerenciando seus gastos com força de trabalho: você está no controle de seus custos indiretos?

Manter os custos sob controle é uma prioridade fundamental para a maioria dos responsáveis pelo departamento de compras. Seja adquirindo matérias-primas, fornecendo serviços ao cliente ou gerenciando custos de mão de obra, seus principais objetivos são manter a qualidade, mantendo os custos o mais baixo possível. Quando se trata de gerenciar seus gastos com a força de trabalho, isso não é tarefa fácil, especialmente considerando o mercado de trabalho exigente de hoje e os custos crescentes.

Por exemplo, tentar controlar os custos de recrutamento pode ser difícil. Esses custos podem ser divididos em duas categorias principais: custos diretos e custos indiretos. Embora os custos diretos sejam mais fáceis de qualificar e rastrear, os custos indiretos não podem ser ignorados. Para ter uma visão clara dos gastos totais com a força de trabalho, é vital que você entenda a diferença entre os custos de recrutamento diretos e indiretos.

Este artigo explica essa diferença para o ajudá-lo a calcular com precisão os gastos totais com a força de trabalho.

custos indiretos vs custos diretos

Nos negócios, os custos diretos representam despesas que você pode vincular diretamente à produção de bens ou à prestação de serviços. Isso pode incluir matérias-primas, equipamentos e suprimentos. Em relação aos gastos com força de trabalho, os custos diretos são aqueles que você pode vincular diretamente ao gerenciamento de seus colaboradores.

Os custos diretos costumam ser mais fáceis de identificar, o que torna o orçamento para essas despesas menos complicado. Normalmente, esses custos são contabilizados no orçamento geral da empresa. No entanto, os custos diretos associados à gestão da força de trabalho podem ser variáveis, o que significa que esses custos podem mudar com base em várias condições de negócios.

Por outro lado, os custos indiretos são aqueles gastos mais difíceis de associar à produção ou à gestão da força de trabalho. Na verdade, esses custos muitas vezes passam despercebidos e, portanto, os líderes empresariais podem não se planejar com precisão para eles. Deixar de contabilizar os custos indiretos de gerenciamento da força de trabalho pode causar estragos no orçamento da empresa e impactar seus resultados.

exemplos de custos diretos

A seguir, abordamos alguns exemplos dos custos diretos mais comuns enfrentados pelos empregadores. Isso pode ajudá-lo a entender melhor como essas despesas podem afetar os seus gastos com o gerenciamento da força de trabalho.

custos diretos de mão de obra

Os custos diretos de mão de obra mais comuns que as organizações enfrentam são salários e benefícios. Isso inclui salários, pagamento de horas regulares e extras, bônus e benefícios planejados, como assistência médica, bolsas e férias remuneradas. Os salários e benefícios dos seus colaboradores em geral estão muitas vezes ligados à produção de bens ou à prestação de serviços. São os salários da equipe de RH, gerentes de contratação e dos prestadores que também podem ser associados às despesas de gerenciamento da força de trabalho. É necessário ter em vista os tipos de remuneração ao calcular seus gastos gerais com a força de trabalho. 

Como salários e benefícios compõem uma grande parte do seu orçamento, muitas vezes é uma área onde a gestão de custos é uma necessidade. Por um lado, você precisa manter salários competitivos para que possa reter e adquirir o talento necessário para atender às demandas de produção e expandir seu negócio. Por outro lado, taxas de remuneração muito altas podem prejudicar os resultados da sua organização.

Por isso, é crucial definir ofertas de remuneração otimizadas para os profissionais. A utilização de informações sobre talentos e de análises salariais, para compreender melhor o que os profissionais atuais pretendem e como os seus salários se comparam com os padrões da indústria, pode ajudá-lo a criar os pacotes salariais e de benefícios mais atrativos.

tecnologia de gestão da força de trabalho

A tecnologia inovadora atual pode ajudar a simplificar muitos aspectos do processo de recrutamento e gestão da força de trabalho. Por exemplo, as plataformas ATS (Applicant Tracking System) tornam a filtragem das candidaturas mais rápida e eficiente, enquanto o software de planejamento de horários garante que cada turno seja preenchido com os profissionais certos.

Embora essa tecnologia possa melhorar significativamente a eficiência e os resultados da força de trabalho, também há uma taxa associada à compra e utilização desse software. Como esses custos são facilmente rastreáveis e vinculados diretamente aos esforços de gerenciamento da força de trabalho, eles se enquadram na categoria de custos diretos.

taxas de recrutamento

Estudos mostram que os custos diretos de recrutamento podem variar de três a quatro vezes o salário do cargo. Quando você multiplica esse valor pelo número de novas contratações a cada ano, é fácil ver como os custos de recrutamento podem se somar rapidamente.

Embora algumas tarefas de recrutamento se enquadrem na categoria de custos indiretos, como treinamento e integração, muitas outras despesas estão mais diretamente relacionadas aos gastos com a força de trabalho. Por exemplo, a divulgação de vagas de emprego é um custo direto. Isso inclui a publicação em vários painéis de emprego, a atualização da página web de carreiras da empresa e a interação com candidatos em potencial por meio das redes sociais.

Atrair potenciais candidatos é apenas o primeiro passo do processo de recrutamento. Também são gerados vários custos diretos durante o processo de seleção, como a triagem de currículos, realização de entrevistas, realização de avaliações pré-contratação e a verificação de referências.

Ao trabalhar com uma empresa de soluções de RH como a Randstad, eles podem lidar com muitos dos custos de recrutamento para você, como publicação em websites de emprego, triagem de candidatos e entrevistas. Em vez de contabilizar esses custos diretos individualmente, os honorários da consultoria parceira cobrem essas despesas e facilitarão o cálculo dos gastos da força de trabalho relacionados aos custos de recrutamento.

exemplos de custos indiretos

Embora os custos indiretos de mão de obra possam não ser tão fáceis de prever quanto as despesas diretas, ainda é importante acompanhar essas despesas e reconhecer como elas podem afetar os gastos gerais da força de trabalho. Veja a seguir alguns dos custos indiretos mais comuns relacionados ao gerenciamento da força de trabalho.

absenteísmo e rotatividade

Uma alta taxa de absenteísmo representa um significativo impacto financeiro para uma empresa. Quando os profissionais não estão disponíveis para fazer o trabalho que precisa de ser feito, é necessário optar pela contratação de pessoal adicional a curto prazo, pedir aos seus colaboradores que façam horas extras ou redistribuir os trabalhadores que você já tem. Enquanto as duas primeiras opções podem ter um impacto direto no seu custo de mão de obra, a última pode resultar em perda de produtividade, uma vez que os trabalhadores são retirados das suas funções e podem não ter as habilidades adequadas para realizar o trabalho em questão.

Em última análise, os altos níveis de absenteísmo podem aumentar o esgotamento dos profissionais, reduzir a eficiência do local de trabalho e resultar em taxas de rotatividade mais elevadas.

Se as pessoas estão saindo em números insustentavelmente altos, você vai se ver gastando muito tempo, dinheiro e energia no recrutamento para preencher as lacunas da força de trabalho. Além das implicações financeiras óbvias, isso pode causar transtornos no local de trabalho e danos morais.

Os custos associados ao absenteísmo e à rotatividade podem ser minimizados através de uma abordagem comprovada e eficaz para o recrutamento. Seguir processos estabelecidos para garantir que você adquira as pessoas certas aumentará as chances de novos contratados terem uma relação de trabalho saudável e feliz com a sua organização. Por sua vez, estes podem ajudar a sua empresa a reduzir as taxas de absenteísmo e de rotatividade.

tempos de preenchimento prolongados

O tempo excessivo gasto para preencher vagas é outro bom exemplo de um custo indireto da força de trabalho que pode ser facilmente ignorado. Quanto mais tempo você dedicar à contratação, menos tempo você é capaz de se dedicar à sua atividade principal, trazendo receita e aumentando a rentabilidade.

Uma das coisas mais importantes que você pode fazer para otimizar o desempenho nessa frente é estabelecer métricas relevantes e indicadores-chave de desempenho.  Acompanhar os dados certos pode ajudá-lo a identificar ineficiências em seu processo de recrutamento e desenvolver estratégias para melhorar os resultados de contratação. Por exemplo, trabalhar com uma empresa de soluções de RH pode acelerar o processo de contratação, fornecendo acesso direto a uma rede de candidatos pré-selecionados.

Realizar uma análise de lacunas de habilidades pode ajudá-lo a se antecipar às suas necessidades de recrutamento. Essa análise aprofundada permite avaliar as necessidades atuais de habilidades da empresa e prever suas potenciais necessidades futuras. Com essas informações, você pode desenvolver uma estratégia multifacetada para identificar os candidatos que melhor correspondem às suas necessidades atuais e futuras e criar um programa de desenvolvimento de funcionários para equipar seus funcionários atuais com as habilidades necessárias.

treinamento e integração

O processo de recrutamento não termina quando você conclui suas avaliações, seleciona os candidatos escolhidos e eles aceitam sua oferta de emprego.. Para obter os melhores resultados de sua equipe, você precisa apoiá-los à medida que se familiarizam com as suas novas funções e se estabelecem na organização.

É possível que esse processo inclua algum treinamento informal ou orientação de outros colaboradores. Embora isso possa ser uma contribuição vital para que os novos contratados se atualizem e se tornem produtivos, pode não ser visto como um custo óbvio de recrutamento, mesmo que esteja ocupando tempo e afetando a produtividade de outros membros da equipe..

Além disso, você precisará considerar os custos adicionais envolvidos na certificação de pessoas para habilidades específicas e na intensificação temporária das medidas de controle de qualidade, bem como o potencial de redução da produtividade de toda a equipe.

O acolhimento e a integração são outras áreas onde você pode obter vantagens vitais com a tecnologia mais recente e o apoio de especialistas. As ferramentas modernas podem ajudá-lo a adotar uma abordagem integrada a tudo, desde funções de publicidade até integração. Com o parceiro de soluções de RH certo, você pode encontrar as tecnologias e os processos mais eficazes para obter os melhores resultados nessas áreas.

 perda de produtividade

Como líder de negócios, não há dúvida de que manter os níveis máximos de produtividade é uma prioridade máxima. Infelizmente, existem vários fatores que podem ter um impacto negativo na produção, como falhas nos equipamentos, altos níveis de absenteísmo, rotatividade frequente e lacunas de competências internas. Quando esses problemas diminuem a produtividade, pode ser frustrante para os seus gestores e supervisores, bem como para os seus colaboradores.

Também pode ser bastante dispendioso. Sempre que a sua linha de produção para, você tem que encerrar as operações mais cedo ou fechar um turno, isso custa dinheiro à sua empresa. Esses custos podem não ser fáceis de controlar, mas a perda de produtividade pode ter um impacto significativo nos gastos totais com recursos humanos.

Por exemplo, se uma fábrica executa um turno sem trabalhadores suficientemente qualificados, a sua força de trabalho não pode operar com o desempenho máximo. Embora a organização ainda precise pagar quase os mesmos custos diretos de mão de obra para executar o turno, a produção será menor. Por sua vez, isso leva a uma perda inesperada para a empresa.

É importante contabilizar esses custos indiretos e criar estratégias de contratação, treinamento e programação que possam minimizar o impacto da perda de produtividade no orçamento da sua empresa.

tempo despendido na gestão de profissionais temporários 

As atuais flutuações do mercado e as exigências sazonais estão a incentivar cada vez mais empregadores a depender de profissionais temporários. Estudos prevêem que, até 2025, os profissionais temporários representarão entre 35% e 40% dos recursos humanos a nível global. A utilização destes profissionais permite-lhe aumentar ou diminuir os recursos humanos da sua organização para satisfazer as atuais exigências de produção. Essa estratégia pode ajudá-lo a reduzir os custos de mão de obra, mantendo apenas a força de trabalho necessária para cumprir os objetivos de produção.

Embora os custos de mão de obra relacionados com os trabalhadores temporários se enquadrem na categoria de custos diretos, o tempo e os recursos que utiliza para gerir estes profissionais não o fazem. Dependendo da dimensão e do âmbito dos recursos humanos, os custos administrativos relacionados com a sua gestão podem ser substanciais.

Tal como os seus trabalhadores permanentes, o pessoal temporário deve receber uma formação alargada para garantir o cumprimento das normas de segurança e qualidade. A programação dos turnos é outra tarefa que consome muito tempo e que pode afetar os seus recursos humanos. Tem de se certificar de que cada turno está totalmente preenchido, e tem de ter profissionais com as competências e qualificações corretas ao serviço. Caso contrário, arrisca-se a limitar as taxas de produtividade, segurança e qualidade.

Com a solução de Inhouse da Randstad, as nossas equipes podem tratar do processo de gestão de recursos humanos temporários por si. Oferecemos soluções completas, mas permitimos que a sua organização determine exatamente quais serviços eles querem que nossa equipe trate e quais tarefas você deseja manter internamente. Essa estratégia pode facilitar o controle dos custos relacionados a trabalhadores temporários.

Esta é uma versão atualizada de um artigo originalmente publicado em 10 de novembro de 2021.