6 maneiras que as organizações podem reduzir os custos da força de trabalho

Em meio às crescentes preocupações de que uma recessão global é iminente, os líderes empresariais em quase todos os setores estão considerando várias medidas de redução de custos. Os custos da força de trabalho costumam ser um dos principais alvos dessas estratégias de redução.

No entanto, reduzir os gastos com a força de trabalho pode ser um pouco complicado. Por um lado, os custos trabalhistas normalmente compõem uma grande parcela do orçamento geral da empresa. Ser capaz de cortar custos nesta área pode ter um impacto significativo. Por outro lado, você deve manter salários e benefícios competitivos para adquirir e reter o talento necessário para expandir seu negócio.

É importante ter uma visão ampla e considerar uma série de maneiras de reduzir os custos trabalhistas. Isso deve incluir analisar o impacto financeiro das tendências em sua força de trabalho existente — como taxas de absenteísmo e rotatividade de colaboradores.

Neste blog, analisamos seis áreas em que os líderes de negócios podem apoiar a redução de custos e destacamos algumas soluções específicas que podem desbloquear benefícios significativos para o seu negócio.

1. menor rotatividade e absenteísmo

Se você está preocupado com os custos trabalhistas imediatos, como investir em anúncios de vagas de emprego e integrar novos colaboradores, você pode negligenciar as repercussões financeiras do que está acontecendo em sua força de trabalho atual. Funcionários saindo ou tirando muito tempo de folga é um bom exemplo.

Se a sua organização é como a maioria, ter os colaboradores certos com as habilidades disponíveis no momento certo é fundamental para atingir as metas de produtividade e entregar bens e serviços no prazo. Consequentemente, altas taxas de rotatividade de pessoal e absenteísmo podem causar problemas significativos e caros dentro de sua empresa.

A implicação de custo mais evidente de colaboradores saindo ou se ausentando é ter que pagar por pessoal adicional para preencher as lacunas da força de trabalho. Essas lacunas podem resultar em altos níveis de horas extras ou na necessidade contínua de preencher posições. Há também custos indiretos que não são tão simples de controlar em seu orçamento, como as perdas de produtividade, que ocorrem quando um colaborador experiente sai ou quando você é obrigado a manter um turno com um número limitado de funcionários.

Essas consequências podem ser sentidas em várias áreas da empresa, à medida que pessoas de diferentes departamentos precisam realocar recursos para manter o funcionamento do negócio principal

soluções: 

• Mantenha uma rotatividade baixa com um plano de retenção de colaboradores dedicados, focando especificamente em conceitos como sua marca empregadora, oportunidades de desenvolvimento de pessoal e como você pode promover um bom equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
• Crie políticas de atendimento que indiquem exatamente o que você espera de seus colaboradores. Aplique-os de forma consistente em toda a força de trabalho.
• Acompanhe os índices de absenteísmo. Recompense aqueles com bons registros de presença e envolva-se com aqueles que estão frequentemente ausentes para descobrir a causa raiz e procurar uma solução.
• Melhore seus processos de recrutamento e seleção para garantir que você esteja contratando pessoas certas no momento certo e minimizando a rotatividade de pessoal. Um especialista em serviços de RH pode ajudá-lo a fazer isso.

2. realize uma redução no tempo e nos custos contando com uma equipe flexível

Um desafio de custo comum para as empresas é ter que contratar colaboradores flexíveis para aumentar a capacidade de produção em momentos de alta demanda ou quando a força de trabalho está temporariamente incompleta por causa de pessoas ausentes ou em licença. Ter a capacidade de escalar sua força de trabalho para cima e para baixo, conforme necessário, pode permitir que sua empresa atinja as metas de produção e, ao mesmo tempo, reduza os custos gerais.

Além dos custos diretos, como o preenchimento de funções temporárias e a manutenção de trabalhadores temporários, os líderes devem considerar as implicações de tempo e produtividade de trazer novas pessoas a bordo. Por exemplo, quando os trabalhadores têm que tirar um tempo para ajudar os colaboradores temporários, sua própria produtividade pode ser impactada.

 Além disso, o departamento de RH tem que considerar os custos envolvidos no recrutamento regular e na triagem de candidatos, o que depende do tempo que você pode gastar para melhorar sua força de trabalho existente. A equipe de compras, por sua vez, tem que contabilizar o custo dos materiais de treinamento e outros ativos necessários para garantir que os novos contratados estejam preparados para realizar o trabalho. 

Se você frequentemente depende de trabalhadores temporários para preencher lacunas da força de trabalho ou aumentar temporariamente a capacidade quando a produção se intensifica, você pode se beneficiar muito ao trabalhar com um parceiro de RH especializado em contratação flexível.

soluções: 

• Uma empresa de serviços de RH pode assumir o ônus administrativo de recrutar uma equipe flexível, gerenciando tarefas-chave, como integração, planejamento de turnos e fornecimento de uniformes.Na verdade, uma empresa de soluções de RH certamente pode lidar com todo o processo de gerenciamento de força de trabalho temporária.
• Um parceiro dedicado também pode atuar como seu front office para quaisquer problemas temporários ou perguntas que surjam no local. Isso permite que sua equipe esteja disponível para lidar com problemas com sua força de trabalho existente.
• A utilização de registros eletrônicos de horas e relatórios podem tornar esses processos centrais mais confiáveis ​​e eficientes. Uma plataforma de agendamento automatizada pode ajudá-lo a preencher todos os turnos com trabalhadores qualificados e reduzir os desafios causados ​​pelo absenteísmo.
• Combate às perdas de produtividade com iniciativas como a gestão proativa de habilidades, que pode vir na forma de um programa de treinamento combinado com um planejamento eficaz da força de trabalho.

3. otimize salários e benefícios 

Não é preciso dizer que os salários e benefícios representam uma proporção substancial dos seus gastos gerais com a gestão de sua força de trabalho. Dado o tamanho do compromisso financeiro envolvido, especialmente para organizações maiores, certamente vale a pena considerar  seus pontos de remuneração e se eles estão definidos no nível ideal. 

Se os salários forem estabelecidos muito altos, você poderá descobrir que o valor que você está gastando com mão de obra é simplesmente insustentável. Por outro lado, se eles forem muito baixos, você pode ter dificuldades para atrair e reter candidatos de alta qualidade. É vital encontrar o equilíbrio que lhe permita garantir o talento que precisa sem prejudicar seus resultados.

soluções:

• Realize uma análise completa do trabalho e avalie as habilidades e experiência necessárias para desempenhar adequadamente cada função, garantindo que esteja definindo os salários no nível certo para todas as vagas de emprego.
• Obtenha insights atualizados sobre talentos e tendências para entender melhor as expectativas dos candidatos e comparar sua oferta salarial atual com a de outras empresas do seu setor.
• Reduza as despesas de viagem trabalhando com um parceiro de serviços de RH para melhorar sua estrutura de banco de talentos e priorizar o recrutamento local.
• Estude leis e regulamentações nos territórios onde você opera. Na UE, por exemplo, as regras provavelmente serão mais rigorosas do que em algumas outras regiões, e os acordos trabalhistas geralmente incluem elementos como escalas salariais.

4. reduza o excesso de planejamento

O excesso de planejamento – no qual você paga por mais capacidade do que precisa e acaba com trabalhadores que não são necessários – é uma fonte comum de ineficiência. Isso geralmente ocorre durante pontos de baixa demanda no ciclo de produção, o que pode ser causado por tendências sazonais, demandas de clientes ou fatores econômicos mais amplos.

Manter o planejamento superficial ao mínimo ajuda a gerenciar os custos, pagando apenas pela mão de obra necessária. Isso pode ser particularmente importante se sua empresa depender muito da contratação de trabalhadores temporários. Ele também oferece suporte à produtividade, garantindo que os recursos que você tem estão sendo usados ​​da forma mais eficiente possível.

soluções:

• Analise a utilização da capacidade da sua força de trabalho para entender melhor a eficiência com que seus recursos estão sendo implantados, com que frequência ocorre o planejamento excessivo e por que isso ocorre. 
• Veja as opções de reimplantação. Os colaboradores serão úteis de outras maneiras em momentos em que não são obrigados a apoiar a produção? O treinamento cruzado de funcionários pode ajudar a reduzir o número de trabalhadores necessários para preencher cada turno?
• Trabalhe com uma empresa de serviços de RH para estudar tendências do setor e fazer previsões informadas sobre flutuações na atividade e demanda. 
• Crie uma estratégia para prever as futuras habilidades e necessidades de mão de obra de sua organização.

5. limite novas contratações

O recrutamento de novos colaboradores é muitas vezes essencial. Se você está passando por um período de rápido crescimento ou entrando em um novo mercado, por exemplo, é provável que precise de mais mão de obra e habilidades especializadas para suportar sua expansão.

Mas também é importante considerar o custo e o trabalho árduo envolvido na contratação de novos colaboradores, desde a contratação e integração até o treinamento. Se você puder tomar medidas para reduzir o número de novas contratações, os benefícios podem ser significativos.

soluções:

• Considere como a requalificação ou qualificação da equipe atual pode fornecer o talento que você precisa sem ter que contratar.
• Envolva-se com seus colaboradores existentes mais valiosos para garantir que eles estejam felizes e comprometidos com a empresa. Oferecer um aumento salarial ou benefícios aprimorados para reter talentos de alto nível – desde que essa seja uma opção nos contratos de trabalho – pode ser mais viável financeiramente e melhor para o negócio do que contratar alguém novo.
•  Estabeleça um pool de profissionais comprovados e aprovados que possam entrar e produzir em um alto nível em momentos de alta demanda. Isso significa que, quando você precisa contratar colaboradores, pode segmentar pessoas que não precisarão de muito suporte e treinamento.
• Desenvolva um programa abrangente de desenvolvimento de colaboradores para que você possa ajudar seus principais funcionários no avanço dentro da empresa. Essa etapa reduz as lacunas de habilidades dentro de sua organização e pode aumentar as taxas de retenção.

6. trabalhe com uma empresa de talentos

Você pode não perceber quanto tempo, dinheiro e recursos estão sendo usados ​​para contratar novos colaboradores e gerenciar sua força de trabalho atual e futura. Custos diretos, como salários e benefícios, horas extras e anúncios de emprego podem ser fáceis de rastrear. Os custos indiretos, como rotatividade e perda de produtividade, podem não ser tão claros, mas ainda podem ter um impacto significativo no orçamento da sua empresa.

Formar uma parceria com uma empresa de soluções de RH é uma das maneiras mais rápidas e eficazes de controlar os custos de seus colaboradores. Pagar taxas para trabalhar com uma empresa de talentos pode parecer contraditório para seus esforços de redução de custos. No entanto, a expertise e os serviços avançados fornecidos por uma empresa profissional de serviços de RH podem realmente ajudar sua organização a obter uma redução de custos em seus gastos com força de trabalho. 

Um dos maiores benefícios que sua organização pode obter ao trabalhar com um parceiro de soluções de RH é um aumento significativo na sua qualidade de contratação, o que pode melhorar as taxas de retenção e produtividade. Parceiros de serviços de RH dedicados se especializam em recrutar pessoas certas para funções específicas, adotando uma abordagem rigorosa e comprovada para a triagem, análise e verificação de referência de candidatos. 

Na Randstad, isso é feito implementando o equilíbrio ideal entre tecnologia e interações humanas. O uso de tecnologia de RH inovadora em todo um processo de recrutamento envolvente permite que nossas equipes contratem considerando tanto a adequação ao trabalho quanto a adaptação ao chefe e à empresa.

soluções:

• O parceiro de serviços de RH certo pode ajudá-lo a encontrar os melhores candidatos de forma rápida e fácil, fornecendo acesso a um pool de talentos pré-selecionados.
• Um parceiro de soluções de RH, como a Randstad, pode desenvolver um plano de serviços personalizados e uma estratégia de redução de custos adaptada às necessidades específicas de sua empresa. Essa personalização garante que você pague apenas pelos serviços de recrutamento de talentos e gerenciamento de força de trabalho que sua organização necessita.  
• Os serviços e a experiência de um parceiro de soluções de RH podem ajudá-lo a otimizar sua contratação flexível e alinhar sua oferta de talentos com os ciclos de produção. Por exemplo, a solução de Inhouse da Randstad pode lidar com todo o processo de gerenciamento de força de trabalho temporária de ponta a ponta.

A solução de Inhouse da Randstad é especializada em trabalhar lado a lado com os clientes para analisar os processos de RH e identificar oportunidades de redução de custos. Podemos trabalhar diretamente com suas equipes de liderança para desenvolver estratégias de redução de custos.