principais áreas para o gerenciamento proativo de riscos de RH.

A incerteza é generalizada no mercado global, com a inflação cada vez maior e as ameaças de recessão causando preocupação econômica. Além disso, a escassez global de mão de obra está tornando cada vez mais desafiador adquirir as habilidades necessárias para as empresas.

À medida que essas circunstâncias estão em constante mudança, as empresas devem priorizar a segurança e a eficácia de seu ativo mais valioso - sua força de trabalho. Para atingir esse objetivo, é preciso primeiro definir as principais áreas para o gerenciamento de riscos de RH, identificando possíveis ameaças e avaliando os riscos em seu setor. Ao fazer isso, você pode desenvolver soluções práticas e econômicas para mitigar possíveis riscos.

As percepções a seguir podem ajudá-lo a estabelecer um programa resiliente de gerenciamento de riscos de RH em sua empresa que lhe permita gerenciar e evitar os desafios de hoje e do futuro. 

gerenciamento de riscos de RH e o departamento de RH

Todos nós gerenciamos riscos em nossas vidas pessoais até certo ponto, desde depender do transporte público até decidir o que comer no jantar. No entanto, quando se trata de gerenciar os riscos de RH de uma empresa, o processo é bastante complicado devido às diversas maneiras pelas quais as pessoas agem e reagem umas às outras.

O gerenciamento de riscos de RH analisa todos os aspectos do comportamento dos colaboradores, determina seu potencial de causar danos à empresa (incluindo todos os funcionários) e fornece uma resposta caso ocorra uma situação adversa.

O departamento de RH está inevitavelmente ligado à vida e ao trabalho de todos os colaboradores, desde o momento em que são recrutados até o momento em que deixam a empresa. Dessa forma, grande parte da responsabilidade pelo gerenciamento correto dos funcionários e pela mitigação de riscos recai sobre os recursos humanos. Considere todas as atividades em que sua equipe de RH está envolvida diariamente.

• recrutamento
• integração
• revisões anuais ou semestrais
• negociações salariais
• resolução de conflitos interpessoais
• engajamento dos colaboradores
• treinamento e desenvolvimento
• promoção
• ação disciplinar
• rescisão

Uma das vantagens de criar e manter um programa de gerenciamento de riscos de RH é que ele pode ajudá-lo a melhorar todos os aspectos dos recursos humanos. Por exemplo, a remoção de preconceitos dos processos de inscrição e entrevista também permite atrair candidatos mais diversificados, aprimorando a cultura do local de trabalho. A identificação de maneiras de proteger os dados dos colaboradores torna mais viável um programa de people analytics.

por que é necessário um plano de gerenciamento de riscos para colaboradores?

Por mais que você queira pensar que uma crise nunca ocorrerá em sua empresa, vale a pena estar preparado para o pior. Um curso de ação predefinido ajuda você e sua equipe a responderem pronta e corretamente, mesmo quando sobrecarregados física ou mentalmente. Além disso, um plano robusto de gerenciamento estratégico de riscos pode ajudar a evitar que situações indesejadas ocorram em primeiro lugar e que problemas menores se transformem em problemas maiores.

Às vezes, as pequenas empresas, especialmente aquelas com colaboradores de longa data, podem achar que não precisam se preocupar com os riscos dos funcionários. Afinal de contas, eles são como uma família; nunca abusariam da política da empresa, divulgariam informações pessoais ou fariam mau uso das finanças. Infelizmente, quando o impensável ocorre, a liderança não tem um plano de resposta a incidentes ao qual recorrer e, muitas vezes, reage de forma precipitada e em detrimento da empresa.

Empresas maiores, com milhares de colaboradores, podem precisar de muitas estratégias de gerenciamento de riscos para cobrir todos os níveis de funcionários e todos os aspectos da sua experiência.

principais áreas para o gerenciamento de riscos de RH  

Embora cada empresa tenha um subconjunto exclusivo de riscos com base em seu setor, modo de operação e localização, os departamentos de recursos humanos dessas empresas geralmente têm áreas de riscos semelhantes. Apresentamos a seguir as áreas mais comuns que devem ser incluídas em seu plano de gerenciamento de crises:

conformidade com os regulamentos

Sua organização deve seguir todas as leis de contratação e gerenciamento, inclusive as leis federais, regionais e locais. Pode ser necessário que você obtenha documentos de identificação dos colaboradores, pague impostos trimestrais e anuais e garanta práticas de contratação justas e equitativas.

O não cumprimento dessas leis pode deixar sua empresa exposta a riscos como multas, ações judiciais e até mesmo fechamento. Políticas rígidas sobre o preenchimento imediato de toda a documentação podem ajudar a reduzir alguns riscos. Além disso, considere a possibilidade de trabalhar com um parceiro experiente em soluções de RH que possa aconselhá-lo sobre as leis trabalhistas e facilitar o processamento da folha de pagamento.

recrutamento

A implementação de procedimentos eficazes de recrutamento faz mais do que ajudá-lo a atrair os candidatos desejados e melhorar a eficiência de custos no processo de contratação. Também ajuda a eliminar preconceitos, deixando-o menos exposto aos riscos de táticas de contratação injustas.

Reserve um tempo para auditar seus processos de recrutamento em busca de quaisquer responsabilidades, sejam elas decorrentes de entrevistas não estruturadas ou de candidaturas desatualizadas. Além disso, fique atento a promessas exageradas durante as entrevistas, pois isso pode levar a violações contratuais literais ou psicológicas com relação a responsabilidades de trabalho e oportunidades de promoção.

integração

Muitos dos riscos que os empregadores enfrentam com colaboradores de baixa qualidade, incluindo negatividade, baixa produtividade e recusa em seguir os procedimentos, podem ser resolvidos com um processo de integração eficaz. Esse processo deve fornecer um manual detalhado e atualizado e uma explicação completa das políticas da empresa. Fique de olho nos novos recrutas e observe os primeiros sinais de alerta, como comentários inadequados, problemas de frequência e compartilhamento excessivo de detalhes da empresa nas redes sociais. Uma resposta rápida da equipe de RH pode ajudar a resolver os problemas antes que eles se agravem.

Fornecer um mentor adequado também pode ajudá-lo a reconhecer colaboradores com dificuldades de adaptação e pode incentivar o novo funcionário a fazer mudanças positivas. Se você detectar qualquer tendência de assédio ou comportamento inadequado por parte do novo colaborador ou de seus colegas, agora é o momento de abordar esses riscos.

gerenciamento

Sua equipe de gerentes pode ajudar a diminuir os riscos de RH em sua empresa ou aumentá-los. Cabe a você descobrir se há gerentes tóxicos em sua equipe. Eles aumentarão significativamente suas chances de desgaste dos colaboradores, retaliação legal e perda de produtividade.

Considere a possibilidade de exigir programas de treinamento e desenvolvimento para todos os gerentes, além do monitoramento frequente de departamentos individuais por meio de pesquisas e sessões de conversas pessoais. Ao melhorar a eficácia de sua equipe de gerentes, você pode reduzir drasticamente as chances de processos judiciais por retaliação. Exigir que um plano de resposta a incidentes seja seguido caso ocorra algum desentendimento entre os colaboradores, e entre os funcionários e a gerência também pode ajudar a reduzir os riscos.

trabalho remoto

O trabalho remoto veio para ficar, e muitas empresas oferecem aos colaboradores a chance de trabalhar em casa, seja permanentemente ou em um modelo híbrido. Se sua empresa oferece essa vantagem, esteja ciente dos riscos associados a ela.

• acesso a dados seguros em casa
• sensação de excesso de trabalho, pois o colaborador está “sempre disponível”
• falta de supervisão, levando à perda de produtividade
• os colaboradores podem ser preteridos em promoções ou deixar de receber instruções ou anúncios por não estarem presentes no local

Para se proteger contra esses possíveis riscos, é imprescindível estabelecer uma política de trabalho remoto e revisá-la constantemente à medida que o local de trabalho moderno passa por mudanças.

saúde e segurança

Garantir a saúde e a segurança de seus colaboradores é um componente essencial do gerenciamento de riscos de RH. Dependendo do seu setor, você pode ter equipamentos que exijam treinamento e monitoramento para manter os funcionários seguros no desempenho de suas funções. Também pode ser necessário fornecer equipamentos de proteção individual e manter registros de todos os materiais perigosos.

Quanto mais automatizados forem esses procedimentos, menor será a chance de ocorrerem deslizes. As placas e os sinais devem ser claramente visíveis e complementados com trilhos ou áreas protegidas por fita adesiva, se necessário.

Além disso, você precisa pensar para além de apoiar apenas o lado físico da saúde do colaborador. O estresse mental é cada vez mais comum entre os funcionários, com aproximadamente 12 bilhões de dias de trabalho perdidos a cada ano devido à depressão e à ansiedade. Ao garantir que seu local de trabalho esteja livre de assédio, bullying, excesso de trabalho e comunicação deficiente, você pode ajudar a reduzir os riscos associados ao sofrimento emocional.

desastres naturais

Se você opera em uma área onde há probabilidade de desastres graves, como terremotos ou inundações, o planejamento adequado pode ajudar a reduzir os riscos e diminuir o tempo de recuperação dos negócios. Comece com um plano de emergência para os colaboradores que detalhe as rotas de evacuação, os procedimentos de comunicação e a localização e operação dos equipamentos de emergência. Certifique-se de que todos os funcionários compreendam essas medidas e as revisem regularmente.

Em seguida, elabore um plano de continuidade dos negócios que aborde como a organização continuará a operar, em uma escala limitada ou em um local diferente, se necessário. Como parte de seu plano de continuidade de negócios, liste as medidas de recuperação de desastres projetadas para que sua empresa volte a operar normalmente o mais rápido possível. 

dados

Independentemente de sua empresa estar envolvida com a coleta de big data ou usar apenas um servidor de pequena empresa, manter esses dados seguros é fundamental com o aumento do crime cibernético. O início da transformação digital significa que essas estratégias de gerenciamento de riscos precisarão de ajustes constantes à medida que mais e mais dados forem armazenados fora do local e na nuvem. Além de manter os dados digitais seguros, na maioria das empresas, você ainda precisará gerenciar documentos em papel, armazenando-os de forma segura e protegida.

As violações de dados podem prejudicar significativamente o quociente de confiança de sua empresa, tanto entre os colaboradores quanto entre os clientes. Além disso, podem deixá-lo sujeito a repercussões legais. Realize auditorias de dados regularmente para garantir que seus níveis de risco sejam aceitáveis e consulte um especialista se precisar de orientação técnica.

marca

Embora o planejamento de riscos possa ajudar a reduzir as chances de um processo judicial pesado ou evitar incidentes desagradáveis, ele também é fundamental para manter uma imagem positiva da marca empregadora. Todos nós já vimos manchetes em que um colaborador ou uma empresa foi denunciada por atos ilícitos significativos, como o uso indevido de fundos ou uma grande violação de dados.

Uma vez que essa notícia é veiculada, é extremamente difícil restaurar a confiança do público. Isso não apenas prejudicará seus resultados em termos de serviços ou vendas, mas também dificultará a atração e a retenção do tipo de talento necessário para recuperar sua posição no setor.

Além disso, os problemas relacionados aos colaboradores podem prejudicar a marca empregadora. Comentários sobre uma cultura de trabalho tóxica ou assédio a funcionários podem aparecer em avaliações e outros sites de mídia social. Certifique-se de que seus colaboradores entendam os procedimentos para relatar um problema com um gerente ou colega de trabalho e as políticas para compartilhar histórias ou fotos de trabalho nas redes sociais. Além disso, peça a alguém que verifique regularmente as respostas dos funcionários às avaliações de emprego em busca de dúvidas ou comentários de retaliação.

estratégias para o gerenciamento de riscos de RH

realizar uma auditoria de riscos

O primeiro passo para gerenciar os riscos de RH requer uma análise abrangente do que a sua empresa faz, como ela trabalha e quem ela emprega. Os riscos de uma empresa de serviços de tecnologia com 150 colaboradores serão completamente diferentes dos de uma empresa de manufatura com mais de 2.000 trabalhadores.

Você pode determinar onde estão os riscos observando o número e os tipos de trabalhadores que emprega e considerando suas ações diárias. Você também pode analisar a importância desses riscos em termos de responsabilidade e recorrência.

decidir o nível de risco que sua empresa pode absorver

Na maioria dos casos, não é possível eliminar todos os riscos, mas você pode encontrar maneiras de reduzir o impacto deles ou a frequência com que ocorrem. Você pode usar uma ou mais dessas técnicas padrão de gerenciamento de riscos:

• Evitar: por exemplo, você pode descobrir que um determinado produto químico perigoso representa um risco inaceitável e, portanto, optar por usar um material alternativo
• Aceitar e mitigar os riscos necessários: se os trabalhadores precisarem usar equipamentos perigosos, garanta que as precauções de segurança sejam totalmente implementadas e monitoradas
• Compartilhamento de riscos: se tiver que armazenar uma grande quantidade de dados privados, considere fazer uma parceria com uma empresa de segurança cibernética

Você precisará aplicar as técnicas acima a todas as áreas de risco de RH da sua empresa, considerando várias situações possíveis. Embora isso possa parecer repetitivo, é essencial para evitar e reduzir os riscos em seu departamento de RH.

revisar as principais áreas de risco para fazer ajustes

Em meio a mudanças na mentalidade dos colaboradores, na infraestrutura global de negócios e nos avanços tecnológicos, novas áreas de risco podem surgir a qualquer momento, enquanto outras podem desaparecer. Além disso, ao monitorar de perto como as soluções individuais funcionam, você pode manter a melhoria contínua em cada área.

As decisões que você tomar durante uma crise empresarial podem ter efeitos contínuos. É por isso que o foco no gerenciamento de riscos resiliente é tão importante. Adaptar-se e seguir em frente a cada desafio coloca sua empresa na vanguarda do mercado, perfeitamente preparada para o crescimento.