o que é planejamento com relação à equipe e por que isso é importante?

Se sua empresa está preocupada em garantir o talento necessário para ser bem-sucedida trabalhando em um mercado pós-pandemia, ela não é nem de longe a única. De acordo com uma pesquisa recente realizada com quase 1.500 executivos globais, os desafios relacionados à aquisição de talentos capacitados continuam sendo a preocupação número um para a próxima década.

Não é de se espantar, considerando a atual escassez de mão de obra que está assolando as indústrias em todo o mundo. De fato, nos Estados Unidos, 11 milhões de vagas de emprego não estavam ocupadas em outubro de 2021, enquanto o Reino Unido relatou quase 1,2 milhão de vagas de emprego não ocupadas de agosto a outubro de 2021.

A escassez de mão de obra não é o único desafio enfrentado pelos empregadores. Primeiro, a crescente lacuna de habilidades estimulada pela demanda por habilidades digitais devido ao avanço da automação e da tecnologia no local de trabalho preocupa os empregadores desde muito antes da pandemia. Em segundo lugar, os efeitos da pandemia mudaram significativamente as expectativas dos funcionários.

Embora ninguém pudesse prever o início da pandemia ou como ela afetaria as rotinas dos trabalhadores em todo o mundo, esse acontecimento destacou como nunca antes a importância de ter um processo de planejamento com relação à equipe em vigor. Devido a esses fatos, muitos empregadores agora entendem a necessidade de planejar melhor suas necessidades de talentos atuais e futuras. No entanto, eles ainda não têm uma visão completa sobre qual é a melhor maneira de efetuar tal planejamento.

Se isso soa muito familiar, uma das melhores maneiras para sua empresa estar preparada para o sucesso futuro é desenvolver um processo bem elaborado de planejamento com relação à equipe de funcionários. Criamos este artigo para te ajudar a entender com mais exatidão o que o planejamento com relação à equipe de funcionários envolve e como ele pode agregar valor à sua empresa. Além disso, fornecemos uma lista de etapas possíveis que sua empresa pode adotar hoje mesmo para criar um modelo de planejamento com relação à equipe de funcionários que seja viável.

o que é planejamento com relação à equipe?

O planejamento com relação à equipe é o processo contínuo de avaliação de suas demandas atuais e futuras de talentos em um esforço para identificar áreas em que há escassez de competências, bem como desenvolver, implementar e monitorar um plano estruturado de gestão da equipe que atenda às demandas de capital humano da empresa no momento presente e no futuro.

Há uma grande probabilidade de que sua empresa já esteja realizando algum tipo de planejamento com relação à equipe de funcionários, mesmo que se concentre apenas nas suas atuais necessidades de captação de talentos. Para construir e reter uma equipe qualificada para o momento presente e para o futuro, no entanto, sua empresa deve desenvolver um modelo de planejamento estruturado que envolva sua equipe de RH, seus gerentes e seus executivos.

planejamento operacional x planejamento estratégico da equipe de funcionários

O planejamento eficaz e bem feito da equipe envolve tanto o planejamento operacional quanto o planejamento estratégico (SWP na sigla em inglês). Embora esses dois tipos de modelos de planejamento sejam muito diferentes, ambos ainda são cruciais para o processo geral de planejamento de talentos e da equipe. Antes de começar a elaborar o planejamento, é importante entender essas diferenças.

planejamento operacional da equipe de funcionários

O planejamento operacional da equipe envolve atender às demandas atuais de talentos da empresa. É um processo de planejamento de curto prazo que analisa de perto as operações do dia a dia da empresa, como agendamento e preenchimento de vagas atuais. Esse tipo de planejamento normalmente é realizado pelo departamento de RH e pelos gerentes de contratação ou de operações.

Quase todos os empregadores têm algum tipo de processo de planejamento operacional, pois é uma etapa necessária no processo de aquisição de talentos. Infelizmente, com relação à equipe operacional, alguns empregadores confiam apenas em um processo de planejamento informal e menos estruturado, que não gera grandes resultados. Se, no entanto, sua empresa deseja melhorar os resultados das contratações, você deve criar um processo bem desenvolvido para atender às suas necessidades atuais de contratação e gerenciamento de equipe.

planejamento estratégico da equipe de funcionários

O planejamento estratégico da equipe, por outro lado, lida com o atendimento das necessidades de talentos da empresa em longo prazo. Envolve prever as demandas futuras da empresa no que se refere à mão de obra e às habilidades e desenvolver um plano para adquirir as habilidades e os talentos que provavelmente serão necessários nos próximos 2, 3, 5 ou 10 anos. Para que o planejamento estratégico da equipe seja eficaz, deve envolver a colaboração entre RH, departamento financeiro, gerentes, executivos e outras figuras-chave.

Embora o planejamento estratégico da equipe de funcionários possa estar vinculado ao sucesso da empresa, as estimativas revelam que apenas 40% a 50% de todos os empregadores têm um plano de longo prazo estabelecido. Se sua empresa não possui um plano estratégico de gerenciamento da equipe ou se já faz algum tempo desde que esse plano foi avaliado, agora é a hora de realizar uma nova avaliação. E, de acordo com outra pesquisa, esta realizada pela HCI, 38% dos entrevistados dizem que sua empresa não tem o investimento adequado em tempo, pessoas e dinheiro para dar suporte aos esforços inerentes ao processo de planejamento estratégico da equipe (SWP).

como o planejamento com relação à equipe de funcionários agrega valor à sua empresa

É crucial entender o valor do planejamento com relação à equipe e os benefícios que ele oferece para sua empresa. É somente por meio desse entendimento que você pode garantir a adesão de sua equipe de executivos, o que é fundamental para o sucesso. Existem várias maneiras pelas quais o planejamento com relação à equipe de funcionários pode agregar valor significativo à sua empresa, incluindo:

preparar-se melhor para o futuro

O benefício mais óbvio do planejamento estratégico da equipe é que ele pode ajudar a preparar sua empresa para o futuro. Embora nenhum empregador possa prever todos os desafios futuros da sua equipe de funcionários, ter um plano estruturado pode ajudar a empresa a mitigar os efeitos de qualquer obstáculo.

preencher a lacuna de habilidades

De acordo com um estudo recente, 60% dos profissionais de RH afirmam que sua principal prioridade é construir habilidades e competências importantes em seus locais de trabalho. Você pode tomar várias medidas, incluindo contratação seletiva, qualificação e retreinamento, para garantir habilidades para a empresa. Se, no entanto, esses processos não forem feitos em conjunto com uma estratégia estruturada de planejamento com relação à equipe, eles podem se revelar ineficazes. Por outro lado, uma estratégia de planejamento bem desenvolvida com relação à equipe pode te ajudar a começar a preencher as lacunas de competências atuais e nos próximos anos.

desenvolver uma estratégia de planejamento de sucessão eficaz

Todo empregador deve ter um plano de sucessão para todos os funcionários vitais da empresa. Alinhar esse plano com sua estratégia geral de planejamento com relação à equipe não apenas criará um processo de transição tranquilo e amistoso, mas também garantirá que sua empresa avance e se ajuste, conforme necessário, a cada transição.

melhorar a eficiência operacional

As operações de negócios atingem o resultado ideal quando equipamentos, suprimentos, logística e talentos estão em sincronia. Se uma dessas áreas estiver com baixo desempenho, a eficiência operacional será afetada. Por exemplo, durante a pandemia, a combinação de quarentenas e doenças desfalcou a equipe, o que fez diminuir as taxas de produção. Além disso, mesmo as empresas que conseguiam manter funcionários suficientes para manter as taxas de produção muitas vezes enfrentavam interrupções na cadeia de suprimentos que prejudicavam sua capacidade de levar o produto ao consumidor.

estimular o crescimento da empresa

A verdade é que gerenciar um negócio sem uma estratégia de planejamento com relação à equipe de funcionários em vigor impedirá o crescimento da empresa em algum momento. Espera-se que a escassez de habilidades só aumente com o tempo, enquanto a tecnologia certamente continuará avançando. Sem tomar medidas agora para se preparar para o futuro, sua empresa pode não conseguir adquirir os talentos e as habilidades necessárias para seguir em frente.

realizar economias de custos

Há várias maneiras de ter um plano estratégico de gerenciamento da equipe de funcionários implementado para ajudar sua empresa a economizar dinheiro. Primeiro, o plano certo permite que sua empresa tire o máximo proveito de sua equipe atual. Em segundo lugar, por meio de programas estratégicos de treinamento e desenvolvimento, sua empresa pode garantir internamente algumas das habilidades emergentes de que precisa, o que pode melhorar significativamente as taxas de retenção. Em terceiro lugar, você pode reduzir os custos de contratação melhorando seus esforços de recrutamento com base na projeção das demandas de sua empresa.

5 etapas do planejamento com relação à equipe

O planejamento com relação à equipe é um processo estruturado que deve envolver todos os principais participantes, incluindo RH, finanças, líderes de linha e supervisores e executivos. Esse alto nível de colaboração pode melhorar os resultados gerais e garantir que esses resultados estejam alinhados com os objetivos da empresa. Segue abaixo um resumo das cinco etapas que todo modelo eficaz de planejamento com relação à equipe deve seguir.

1. alinhar o planejamento com relação à equipe com os objetivos da empresa

A primeira etapa do processo de planejamento com relação à equipe é definir as metas e os objetivos gerais da sua empresa. É importante que toda a equipe de planejamento conheça e discuta as metas da empresa em curto e longo prazo e defina o objetivo do planejamento. Considere fatores como onde a empresa deseja crescer nos próximos anos, quais novos produtos estão sendo lançados e qual é a visão geral da empresa para o futuro.

Sem realizar esse alinhamento corretamente, você terá dificuldade em desenvolver uma estratégia de planejamento com relação à equipe que impulsione os resultados que sua empresa exige para garantir as competências que serão necessárias no futuro.

2. realizar uma análise da equipe

O próximo passo é realizar uma análise abrangente da equipe. Esse processo exige que sua equipe avalie as competências atualmente disponíveis na empresa, assim como permite que preveja as demandas futuras desta. Você pode determinar quais são as habilidades atualmente disponíveis avaliando as descrições de cargos, reunindo-se com funcionários e gerentes e avaliando as várias tarefas em sua empresa. Acompanhar tendências e padrões emergentes do setor, bem como realizar pesquisas sobre concorrentes, pode ajudar sua empresa a entender melhor as demandas futuras.

Quando essa análise estiver concluída, é importante comparar seus atributos atuais, como habilidades, tamanho da equipe de funcionários e estrutura do local de trabalho, com as necessidades futuras projetadas da empresa. Essa comparação permitirá que sua equipe identifique possíveis lacunas entre seus atributos atuais e as demandas futuras da empresa, segundo suas projeções.

Por exemplo, sua análise da equipe pode revelar que sua empresa carece significativamente das habilidades técnicas que serão necessárias para o futuro. Por outro lado, também pode mostrar que, devido ao aumento da automação, sua equipe de funcionários em geral pode ser reduzida em 10% nos próximos cinco anos.

3. desenvolver um plano de ação

Depois de concluir uma análise detalhada da equipe e identificar quaisquer lacunas de habilidades iminentes e/ou mudanças previstas na equipe, sua equipe pode começar a elaborar um plano de ação. Esse plano deve abordar o maior número possível de lacunas reveladas na análise da equipe. Por exemplo, sua estratégia de planejamento com relação à equipe de funcionários pode incluir:

• requalificação ou reciclagem
• desenvolvimento de carreira
• planejamento de sucesso
• recrutamento
• terceirização
• reestruturação da empresa

Essa é apenas uma amostra de algumas das estratégias que podem precisar ser incluídas no plano de ação da sua empresa. É importante, no entanto, perceber que cada uma delas deve desenvolver um plano de ação personalizado que atenda às suas demandas específicas.

4. implementar um plano de ação

A implementação do seu plano de ação provavelmente será a etapa mais difícil do processo de planejamento com relação à equipe. Ela requer um forte compromisso de seus gerentes operacionais, pois geralmente serão eles os encarregados de implementar o plano. Por outro lado, a adesão da equipe executiva é necessária para garantir os recursos, assim como a tecnologia é necessária para desenvolver um plano eficaz.

A comunicação é outro elemento-chave para a implementação do plano. Por exemplo, dependendo do resultado de sua análise da equipe existente, você pode precisar comunicar aos funcionários sobre as transições de carreira, e seus recrutadores devem saber exatamente que tipo de candidatos a empresa deseja.

5. monitorar, avaliar e ajustar

O planejamento com relação à equipe não é um processo único, mas uma prática contínua que deve ser monitorada, avaliada e ajustada conforme necessário. Marcos e medidas definidas devem ter sido desenvolvidos durante a primeira etapa do processo. Agora você pode usar várias métricas para avaliar o sucesso de sua estratégia de planejamento com relação à equipe ou para ajustar o plano atual para melhor atender às necessidades de talentos da empresa.

Periodicamente, sua equipe também precisará revisar cada uma dessas etapas para garantir que sua estratégia de planejamento com relação à equipe esteja atualizada e seja capaz de atender a quaisquer demandas de talentos emergentes, incluindo novos conjuntos de habilidades.

Baixe nosso guia de melhores práticas quanto ao planejamento com relação à equipe para saber mais sobre como desenvolver uma estratégia que preparará sua empresa e seus trabalhadores para o futuro.