muito além das demissões - planejamento estratégico do quadro de colaboradores para otimizar custos.

O objetivo da gestão de RH é encontrar profissionais adequados com as habilidades certas. Quando as oscilações econômicas e as crises mundiais afetam a demanda do mercado, a capacidade de adaptar o quadro de colaboradores torna-se fundamental para o sucesso de uma organização.

Demitir e recontratar talentos conforme necessário é uma solução inviável, com repercussões negativas ao longo do tempo. Em vez disso, desenvolva um quadro de colaboradores ágil por meio de planos estratégicos de RH de curto e longo prazo para apoiar os objetivos da empresa.

compreendendo o planejamento estratégico do quadro de colaboradores

Simplificando, o planejamento estratégico do quadro de colaboradores é uma estratégia ou plano elaborado com antecedência que descreve seus colaboradores e suas habilidades. Esse plano deve estar relacionado às metas e aos objetivos da sua organização e deve considerar fatores externos, como a demanda dos clientes e a economia.

Antecipar as demandas futuras de seu quadro de colaboradores permite garantir o número adequado de profissionais com as habilidades necessárias para realizar o trabalho. Um excesso de pessoas aumenta as despesas, enquanto uma equipe reduzida dificulta o alcance das metas de produção. O objetivo é ajustar-se às necessidades e alcançar um gerenciamento de capacidade eficaz.

Demissões repentinas e congelamento de contratações não são a solução para lidar com mudanças na demanda do mercado. Por quê? Pois essas medidas prejudicam a empresa quando o mercado entra em recuperação, além de prejudicar a sua marca empregadora.

O planejamento estratégico de RH, por sua vez, oferece soluções de longo prazo que equilibram a gestão da equipe e as finanças da empresa. Ele facilita a criação de um time ágil, capaz de atender às crescentes demandas, adaptar-se a novas tecnologias e suprir lacunas de habilidades. Além disso, é a melhor forma de responder às oscilações econômicas de maneira planejada, evitando ações impulsivas. As etapas a seguir podem ajudá-lo a desenvolver um plano estratégico de RH na sua organização.

avalie as necessidades atuais da empresa em relação ao quadro de colaboradores

Você sempre precisa de um ponto de partida. Para iniciar o planejamento do quadro de colaboradores , você precisa de informações. Por exemplo, é preciso saber quantos cargos ou funções são necessários para que sua empresa opere com sucesso. Quantos profissionais você precisa para essas funções? Quais habilidades são necessárias?

Para encontrar as respostas para as perguntas acima e outras questões necessárias, você deve analisar extensivamente seu quadro de colaboradores atual e sua organização.

Começar pela perspectiva da empresa pode ser útil. Dessa forma, não há influência da condição dos colaboradores atuais.

• determine quais funções são necessárias para um desempenho ideal. Você pode criar categorias, como alta e média gestão, equipe de produção, de TI e administrativa.
• considere quantos colaboradores são necessários para que cada função seja executada com êxito.

Analise os números atuais de colaboradores.

• liste o número de colaboradores e suas funções dentro da organização.
• identifique as habilidades atuais e as desejadas. Um levantamento detalhado das habilidades é útil para fins de treinamento cruzado e oportunidades de expansão da empresa.
• revise os dados dos colaboradores, incluindo horas trabalhadas, produtividade, índices de rotatividade e absenteísmo.

Em seguida, compare os dois conjuntos de informações. Você pode se surpreender com o que encontrará. Alguns setores podem ter falta de pessoal, enquanto outros podem ter muitos colaboradores improdutivos. Você pode descobrir que um departamento tem um desempenho acima da média com menos profissionais do que você achava necessário. Após analisar seus resultados, destaque funções, habilidades ou colaboradores específicos essenciais para a continuidade dos negócios.

alinhe o planejamento do quadro de colaboradores com os objetivos de negócios

Antes de criar o planejamento, você deve alinhar as informações com a liderança e o departamento de RH para ter uma compreensão completa dos objetivos de curto e longo prazo da organização. Aumentar a participação de mercado ou implementar uma nova linha de produtos pode afetar significativamente o número e os tipos de profissionais necessários. Além disso, considere as decisões relacionadas às operações comerciais, como digitalização, aumento do uso de tecnologia ou automação.

Após compreender completamente os objetivos futuros, você pode priorizar as principais funções e habilidades necessárias para atender a esses objetivos. Você também pode identificar colaboradores indispensáveis para atingir os objetivos de negócios. Pode ser necessário reestruturar seu quadro de colaboradores para garantir um equilíbrio contínuo entre a produtividade dos profissionais e a demanda do mercado.

Considere a possibilidade de oferecer requalificação (reskilling) ou aperfeiçoamento de competências (upskilling) para preparar os talentos para o futuro. A promoção de colaboradores atuais permite que você mantenha os profissionais de alto desempenho já aprovados e confiáveis para cargos essenciais.

Se a alta administração está reduzindo as atividades devido às oscilações econômicas, identifique maneiras de manter os talentos atuais ativos. Avalie o treinamento cruzado de colaboradores em diferentes funções ou permita mais flexibilidade de horário.

desenvolva estratégias de retenção de talentos

Durante crises econômicas, é normal pensar em reduzir a equipe. No entanto, como vimos acima, isso pode levar a problemas de longo prazo e perda de receita. Perder um ou mais colaboradores importantes, ou habilidades críticas, pode inviabilizar rapidamente as tentativas de recuperação. E você pode descobrir que recontratar pessoas para substituir aquelas que dispensou pode custar além do que você economizou. Encontrar maneiras de reter os melhores talentos é essencial, assim como manter uma equipe de suporte leal.

Períodos de baixa demanda do mercado oferecem oportunidades de treinamento e desenvolvimento. Essa estratégia permite que os profissionais apliquem o que aprenderam quando a demanda aumentar, dotados de novas habilidades e conhecimentos, e que se comprometam ainda mais com a empresa. Sua avaliação do quadro de colaboradores e o alinhamento de objetivos podem indicar onde se concentrar. Por exemplo, para garantir que você treine e desenvolva as habilidades certas com os talentos certos:

• por meio de sua análise, determine quais colaboradores têm o maior potencial em sua organização.
• determine os objetivos de negócios de curto e longo prazo para identificar as necessidades futuras de RH.
• revise o levantamento de habilidades para saber quais delas seu quadro de colaboradores carece.

adote modelos de trabalho flexíveis

Um quadro de colaboradores ágil pode economizar em custos operacionais e, ao mesmo tempo, melhorar a motivação. Explore maneiras de implementar mais flexibilidade no local de trabalho. Como nem todos os cargos são propícios ao trabalho remoto, encontre outras maneiras de oferecer mais flexibilidade aos colaboradores.

Considere implementar ações como carga horária de meio período ou horário flexível, compartilhamento de trabalho (job sharing), semana de trabalho de quatro dias ou modelos de trabalho híbridos para incentivar os colaboradores sem aumentar os salários. Modelos de trabalho flexíveis também podem reduzir as despesas operacionais, como custos com limpeza, água, luz, segurança e equipamentos de escritório.

O compartilhamento de trabalho e a carga horária de meio período aumentam o comprometimento e a lealdade dos colaboradores, pois podem dedicar mais tempo às suas vidas pessoais (ou seja, filhos, pais idosos, consultas médicas) devido aos horários mais flexíveis. A empresa se beneficia por ter dois funcionários experientes igualmente treinados para o mesmo cargo. Você pode até planejar o compartilhamento de cargo caso a demanda do mercado volte ao normal repentinamente. Alguns colaboradores que compartilham cargos podem estar dispostos a renunciar a alguns benefícios em prol da flexibilidade.

Independentemente de como você escolhe reestruturar seu quadro de colaboradores, o mais importante é manter uma comunicação constante. Os profissionais que trabalham de forma remota precisam se sentir envolvidos com a empresa tanto quanto a equipe interna. Eles continuam sendo parte integrante da equipe e devem estar cientes dos desafios, sejam econômicos ou não. Além disso, você deve oferecer oportunidades iguais para que todos tenham a oportunidade de participar de treinamentos  e se candidatar a promoções.

utilize a tecnologia para melhorar a eficiência

A McKinsey & Company trabalha com empresas do setor de manufatura e constatou que a implementação de ferramentas digitais e analíticas ajudou a reduzir os custos em 5%, muito mais do que os 2% atribuídos aos métodos tradicionais, como cortes de colaboradores . Empresas resilientes descobriram que a tecnologia, quando utilizada adequadamente, pode melhorar muito a eficiência.

Os colaboradores liberados de tarefas manuais repetitivas podem ser realocados a outras funções que ofereçam mais espaço para iniciativa e engajamento. A tecnologia pode favorecer desde a redução de erros até o aumento da produtividade. O uso de máquinas para atividades repetitivas e exaustivas pode evitar lesões de colaboradores e economizar tempo. A videoconferência e os ambientes de trabalho compartilhados ajudam a garantir o trabalho em equipe entre profissionais remotos e internos.

Antes de investir em novas tecnologias, calcule a economia líquida, considerando o investimento inicial, os custos de treinamento e os requisitos de atualização ou renovação em relação aos ganhos gerais de produtividade.

uma economia volátil exige planejamento estratégico de RH

Quando se trata de incerteza econômica, é preciso ter uma estratégia abrangente. Uma gestão reativa pode colocar sua empresa em desvantagem em relação aos concorrentes. Prepare-se para as oscilações do mercado, sejam positivas ou negativas, criando um plano para cada cenário.

Tomar decisões fundamentadas em informações requer dados sobre sua força de trabalho, suas habilidades e os objetivos de curto e longo prazo de sua empresa. Tendo um planejamento e os dados específicos da sua empresa, você pode criar um quadro de colaboradores ágil que se adapta conforme necessário, sem precisar demitir ninguém.

Sua empresa depende de seus talentos para ter sucesso. Como profissional de RH, você pode fortalecer sua organização melhorando a gestão de pessoas. Um planejamento estratégico eficaz do quadro de colaboradores é fundamental para o sucesso e a continuidade da empresa em longo prazo.