erros comuns que as empresas cometem no planejamento com relação à equipe de funcionários

Apesar da intensa escassez de mão de obra e da crescente lacuna de habilidades, 38% das organizações afirmam que não têm tempo e recursos financeiros para investir no planejamento estratégico com relação à sua equipe. Muitas delas afirmam que os investimentos para atender às necessidades atuais de pessoal eram sua principal prioridade. Infelizmente para essas empresas, a falta de um processo de planejamento com relação à equipe pode tornar muito desafiador construir um time adequado para o futuro.

Embora seja verdade que o planejamento com relação à equipe exija um compromisso financeiro e de tempo da empresa, a realidade é que os empregadores de hoje terão possíveis dificuldades em permanecer competitivos em seu setor se não implementarem um plano estratégico.

O que é planejamento com relação à equipe e como ele pode beneficiar sua empresa? Em linhas gerais, esse é o processo de avaliação das atuais capacidades de talentos da empresa, com a previsão das futuras demandas destas, identificando lacunas que precisam ser abordadas e criando um plano de ação para preencher essas lacunas com monitoramento e ajuste significativos.

Quando feito corretamente, o planejamento com relação à equipe de funcionários pode não apenas economizar o dinheiro da sua empresa, mas também melhorar a eficiência operacional, estimular o crescimento dos negócios e diminuir a escassez de habilidades no local de trabalho. No entanto, existem alguns erros que as empresas costumam cometer ao criar essa estratégia que podem prejudicar sua eficácia.

erros mais comuns no planejamento com relação à equipe

Para ajudar sua empresa a evitar qualquer tipo de desafio desnecessário, criamos uma lista de alguns dos erros mais comuns que as empresas cometem ao desenvolver uma estratégia de planejamento com relação à equipe de funcionários.

1. criar uma estratégia que não esteja alinhada com a estratégia da empresa como um todo

Um dos maiores erros que muitos empregadores cometem é tratar o planejamento com relação à equipe de funcionários como uma estratégia autônoma gerenciada exclusivamente pelo departamento de RH.

Para evitar isso, é fundamental que sua estratégia de planejamento com relação à equipe opere em alinhamento com as metas e os objetivos gerais da empresa. Para isso, deve levar em conta, por exemplo, onde sua empresa deseja crescer nos próximos 3 anos, quais novos produtos serão lançados em um futuro próximo e em quais mercados ela deseja se expandir. É somente por meio desse alinhamento que sua empresa pode desenvolver uma estratégia eficaz para construir uma força de trabalho que inclua as habilidades e as competências específicas que necessita hoje e das quais necessitará no futuro.

Além disso, sua empresa pode reduzir o risco de desperdício de recursos e melhorar os resultados, garantindo que o planejamento com relação à equipe funcione de acordo com as estratégias gerais de negócios da empresa.

2. falta de adesão da liderança sênior

Nunca é demais dizer: o planejamento com relação à equipe só funcionará com a adesão da liderança sênior.

Infelizmente, garantir a adesão de um executivo pode parecer uma batalha difícil para muitas equipes de RH. Afinal, muitas empresas de todos os setores estão lidando com restrições orçamentárias significativas enquanto lutam para se recuperar da pandemia global. Além disso, muitos executivos podem hesitar em investir em estratégias de planejamento de longo prazo quando ainda estão lidando com a atual escassez de mão de obra.

É importante que as equipes de RH entendam essas preocupações da liderança sênior e se concentrem em mostrar o valor que um planejamento adequado com relação à equipe pode agregar à empresa. O benefício óbvio é que pode ajudar a empresa a construir um time preparado para os desafios do futuro, garantindo que ela adquira o talento, as habilidades e as competências de que precisa. Isso, no entanto, é apenas um dos benefícios, existem vários outros. O planejamento também pode ajudar a reduzir os custos de contratação, aumentar as taxas de retenção, melhorar a eficiência dos negócios, estimular o crescimento da empresa e, o mais importante, permitir que ela permaneça competitiva à medida que a demanda por trabalhadores qualificados continua a se intensificar.

Em última análise, a liderança sênior deve entender que simplesmente não pode ignorar o investimento no planejamento com relação à equipe agora, sob nenhum pretexto.

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3. ausência de um processo estruturado em vigor

Muitos empregadores equivocadamente investem apenas no planejamento operacional de equipe. Embora essa técnica de curto prazo possa ajudar a empresa a atender às demandas diárias da força de trabalho, ela não é tão eficaz na preparação para o futuro. Para tirar o máximo proveito de seus esforços de planejamento, é importante definir um processo claro, tanto do ponto de vista operacional quanto do estratégico.

Como é o caso da maioria dos processos de longo prazo, o planejamento estratégico com relação à equipe requer uma abordagem proativa e bem-estruturada. Por exemplo, sua empresa deve criar uma equipe de planejamento que possa se reunir periodicamente, com frequência mensal, trimestral ou semestral. Também deve ser determinado desde o início quem fará parte da equipe de planejamento, bem como as funções e as responsabilidades específicas de cada membro. Além disso, deve seguir um processo contínuo, passo a passo, que permita à equipe comparar os conjuntos de habilidades atuais com as necessidades futuras da equipe para criar um plano de ação robusto.

Sem um planejamento estratégico estruturado com relação ao time, é provável que seu plano desmorone antes que tenha tempo de proporcionar qualquer tipo de benefício significativo à empresa. Mesmo que um plano permaneça em vigor, ele pode não proporcionar os resultados específicos de que sua empresa precisa. Além disso, você pode não perceber as deficiências até que seja tarde demais.

4. ausência de colaboração multifuncional

A colaboração é um elemento-chave do planejamento com relação à equipe de funcionários. Conforme mencionado acima, um plano gerenciado exclusivamente pelo departamento de RH terá seu nível de eficácia limitado e pode não funcionar em alinhamento com os objetivos gerais da empresa. Em vez disso, você precisa desenvolver uma equipe de planejamento em que a colaboração multifuncional seja a principal prioridade.

Essa equipe deve incluir, mas não se limitar aos seguintes membros:

• equipe de RH: É obrigatório ter um membro do departamento de RH como parte do time de planejamento. Afinal, esse departamento é responsável pelos esforços de recrutamento e gestão dos colaboradores da empresa. Na verdade, os profissionais de RH geralmente assumem a liderança no gerenciamento da equipe de planejamento e normalmente desenvolvem e implementam programas de treinamento e desenvolvimento da organização.

• liderança sênior: É igualmente importante ter pelo menos um líder sênior como parte da equipe de planejamento. Esses líderes têm uma visão completa dos objetivos da empresa e podem garantir que a estratégia permaneça alinhada com as estratégias gerais de negócios. Além disso, esse líder sênior pode funcionar como um elo entre a equipe de planejamento e os executivos da empresa para garantir que todos estejam cientes do plano e também uma adesão contínua dos executivos.

• líderes do departamento financeiro: Como o planejamento com relação à equipe exige investimentos contínuos da empresa, é vital ter um membro do departamento financeiro no time. Esse membro pode ajudar a entender quaisquer restrições financeiras que a empresa esteja enfrentando e fornecer uma visão realista do tipo de investimento que pode ser feito com relação à equipe nos próximos 3, 5 ou 10 anos.

• gerentes e supervisores: Seria difícil, se não impossível, desenvolver uma estratégia para formar uma equipe preparada para o futuro sem insights de seus gerentes e supervisores. Esses líderes da empresa têm conhecimento direto das habilidades necessárias no dia a dia, bem como quaisquer habilidades atuais ou lacunas de trabalho que afetem a produção. Além disso, esses profissionais podem funcionar como uma ligação entre a equipe de planejamento e os demais funcionários.

• departamento de TI: Dependendo das habilidades dos outros membros da equipe de planejamento, pode ser necessário incluir um membro de TI. Esse membro terá a tarefa de coletar da equipe dados valiosos, além de transformar esses dados em um formato de fácil leitura para a equipe usar ao tomar decisões vitais sobre o projeto.

5. falta de comunicação

Não é incomum que uma empresa reserve um tempo para criar uma equipe de planejamento e desenvolver uma estratégia para avançar, mas, ainda assim, não conseguir colocar esse plano em ação. A realidade é que uma coisa é desenvolver uma estratégia, e outra completamente diferente é transformar essa estratégia em um plano exequível que gere resultados. É nesse ponto que a comunicação se torna fundamental.

Por exemplo, se a equipe não comunicar suas metas, seus planos e seus marcos gerais para a equipe executiva, ela pode não conseguir garantir uma adesão contínua da empresa. Ou se a equipe de planejamento não for clara ou não comunicar claramente certos aspectos do plano, como treinamento de funcionários e oportunidades de avanço, esses esforços também podem se mostrar ineficazes.

É importante que a equipe de planejamento discuta os métodos de comunicação no início do processo. Um membro pode ser responsável por todos os comunicados dentro da empresa, ou o time pode trabalhar em conjunto para determinar as melhores ferramentas de comunicação a serem usadas para cada aspecto da estratégia de planejamento.

Por exemplo, o departamento de RH pode ser responsável por desenvolver um programa de treinamento de funcionários e por iniciar a comunicação com a equipe sobre os detalhes do programa. Os supervisores e os gerentes, por outro lado, deveriam ter contato direto com os funcionários para incentivar várias oportunidades de treinamento. Certifique-se de equipar e treinar seus gerentes para facilitar essas conversas com suas equipes.

6. falha no uso de tecnologia e dados

Estudos mostram que apenas um em cada três profissionais de RH acredita que são eficazes usando ferramentas de tecnologia e dados no processo de planejamento com relação à equipe de funcionários. Esse infelizmente é um número pequeno, considerando que a tecnologia e os dados certos podem ajudar a agilizar tal processo e proporcionar melhores resultados.

Uma área em particular onde os dados desempenham um papel crucial é a análise preditiva. O planejamento com relação à equipe tem tudo a ver com o desenvolvimento do talento e das habilidades certas para o lugar e a hora certos. Seria extremamente difícil para sua equipe de planejamento fazer previsões futuras precisas sem o uso de tecnologia e da coleta de dados.

A boa notícia é que a maioria dos empregadores já está coletando uma grande quantidade de dados relacionados aos colaboradores. O truque é saber como aproveitar essas informações para fornecer valor real aos times. Recomenda-se incluir um membro do departamento de TI na equipe de planejamento. Esse membro não apenas terá conhecimento em primeira mão dos tipos de tecnologia já disponíveis na empresa que podem ajudar a agilizar o processo, mas também saberá quais tipos de dados estão sendo coletados e armazenados pela empresa.

Por exemplo, os dados coletados por meio do software de gerenciamento da equipe podem fornecer informações sobre os atributos atuais da empresa, identificar lacunas de habilidades, rastrear vagas não preenchidas e prever necessidades futuras do local de trabalho. Por outro lado, o software de relacionamento com funcionários pode ser uma ferramenta eficaz para compartilhar informações sobre oportunidades de treinamento e desenvolvimento de carreira dentro da empresa.

Para obter um pequeno manual que você pode usar como referência para criar um processo bem estruturado de planejamento de equipe de funcionários, baixe hoje mesmo nosso guia de práticas recomendadas no tocante a esse tema.