avaliação e aperfeiçoamento: como aprimorar seu processo de integração.

O processo de integração de novos colaboradores é uma atividade essencial para o sucesso do seu negócio. Sem uma integração eficaz, os recém-contratados levam mais tempo para atingir a produtividade ideal e têm maior probabilidade de deixar a empresa precocemente.

Por isso, a integração não deve ser vista como uma iniciativa pontual do RH. Para realmente estabelecer uma base sólida para o sucesso dos novos colaboradores, o processo precisa evoluir continuamente, acompanhando as mudanças e necessidades da empresa ao longo do tempo.

Neste artigo, apresentamos as melhores práticas de integração para aprimorar seu processo e garantir que cada novo colaborador tenha uma experiência ainda mais eficiente do que a anterior.

identifique as métricas da integração — e comece a medi-las

Sempre que você busca melhorar um processo, é essencial ter uma maneira confiável de medir o sucesso — e a integração de novos colaboradores não é exceção. Ao decidir aprimorar ativamente seu processo, é importante acompanhar alguns indicadores-chave de integração. Você não precisa de ferramentas especializadas ou conhecimento técnico avançado para começar, e essas métricas oferecerão insights valiosos sobre a eficiência e a receptividade do seu processo de integração:

• rotatividade de novos colaboradores — A maioria dos profissionais experientes de RH pode afirmar que uma parte significativa da rotatividade de colaboradores ocorre no primeiro ano de contratação. Embora diferentes estudos apresentem variações nos resultados, a maioria aponta que taxa de rotatividade de novos contratados varia entre 30% e 50%. Em alguns setores ou funções específicas, a maior parte das saídas pode ocorrer ainda no primeiro mês. 

Altas taxas de rotatividade entre novos colaboradores nem sempre são causadas por um processo de integração inadequado — um colaborador pode passar por uma integração bem estruturada e, ainda assim, decidir deixar a empresa por motivos pessoais. No entanto, um processo de integração que não transmite acolhimento e confiança em relação ao novo cargo pode contribuir para uma saída precoce.

Acompanhe de perto a taxa de rotatividade dos novos colaboradores ao longo do primeiro ano, analisando os dados por departamento, função ou gestor. Esse detalhamento ajudará a identificar pontos fracos no processo de integração em toda a organização. 

• engajamento dos colaboradores — O engajamento pode ser difícil de medir diretamente, mas existem alguns indicadores claros. Altas taxas de absenteísmo, queda no desempenho ou na produtividade e pontuações mais baixas em pesquisas de satisfação podem ser sinais de um declínio no engajamento. Os níveis de engajamento devem ser monitorados em toda a força de trabalho, especialmente em um momento em que o número de profissionais planejando trocar de emprego nos próximos seis meses está crescendo (segundo nosso estudo Randstad Employer Brand 2024). No entanto, se o engajamento estiver baixo entre os novos colaboradores, o problema pode estar no processo de integração.

• satisfação com a integração — Uma forma direta de medir a eficácia do seu processo de integração é perguntar aos novos colaboradores sobre sua experiência. Esse é, sem dúvida, o método mais simples para avaliar a qualidade do onboarding. No entanto, os resultados podem não ser totalmente precisos, especialmente se as respostas não forem anônimas. Para obter um diagnóstico mais completo, combine essas percepções diretas com outras métricas de integração. Dessa forma, você terá uma visão mais equilibrada da qualidade do seu processo e poderá fazer melhorias mais eficazes. 

realize uma pesquisa de integração com os novos colaboradores

Independentemente do tamanho da sua empresa, uma pesquisa de integração curta e bem estruturada é fácil de implementar e fornece insights valiosos sobre o processo. Para garantir resultados precisos, siga estas recomendações:

• Mantenha a pesquisa o mais consistente possível — É natural que a pesquisa sofra pequenas adaptações ao longo do tempo, conforme o processo de integração evolui. Algumas perguntas podem ser personalizadas para grupos específicos — por exemplo, colaboradores remotos e presenciais têm expectativas diferentes. No entanto, o ideal é que todos os novos contratados recebam as mesmas perguntas e no mesmo momento, como cinco semanas após o início. Isso garante dados comparáveis ao longo do tempo, ajudando a medir o impacto das mudanças implementadas.
   
• Formule bem as perguntas da pesquisa de integração — Criar perguntas para a pesquisa de integração que gerem resultados precisos pode ser desafiador. Para obter o melhor equilíbrio entre respostas comparáveis e insights pessoais, misture perguntas fechadas e abertas. Por exemplo, peça aos novos colaboradores que avaliem sua satisfação com o processo de integração em uma escala de 1 a 10, mas também que listem os pontos mais positivos de sua primeira semana no trabalho.
   
• Considere o formato da sua pesquisa — A pesquisa de integração é importante e é uma ótima oportunidade para obter feedback, mas ninguém quer perder tempo preenchendo uma pesquisa complexa com centenas de perguntas. Tente mantê-la curta, focando nos aspectos mais importantes — ou diversifique substituindo uma pesquisa longa por várias pequenas pesquisas rápidas (pulse surveys), enviadas ao longo do processo de integração. Com poucas perguntas em cada, esses pequenos questionários permitem personalizar as perguntas para cada fase da integração e ajudam a identificar pontos fracos do processo.

compartilhe os feedbacks e comunique os sucessos da integração

Embora colaboradores de diferentes áreas da empresa devam estar envolvidos no processo de integração, o departamento de RH é o principal responsável pela sua gestão. No entanto, isso não significa que os insights sobre a eficácia do processo devam ficar restritos ao RH. Para realmente melhorar o processo, os feedbacks precisam ser compartilhados com os gestores e colegas que interagem diretamente com os novos colaboradores. 

• Garanta que os gestores compreendam a importância da integração — Um processo de integração bem estruturado e padronizado pode aumentar a produtividade dos novos talentos em 62% e a retenção em 50%, conforme relatado pela Harvard Business Review. Portanto, gestores que se consideram "ocupados demais" para se envolver no processo de integração devem compreender seu impacto direto nos resultados da empresa.
   
• Compartilhe suas melhorias — Assim que você começar a monitorar as métricas de integração, será possível perceber melhorias, como o aumento na taxa de retenção. No entanto, não assuma que o restante da organização perceberá isso automaticamente. Em vez disso, trabalhe ativamente para divulgar essas melhorias por meio dos canais de comunicação interna. Cada avanço no processo de integração terá efeitos diretos no seu resultado final.
   
• Tome medidas concretas para corrigir falhas — Ao monitorar a eficácia do seu processo de integração, identifique os departamentos e gestores com os indicadores mais baixos e trabalhe para melhorar esses pontos. O ditado “as pessoas não deixam empresas, deixam gestores” pode ser repetido frequentemente, mas há fundamentos nessa ideia. Uma pesquisa da consultoria DDI revelou que mais da metade dos entrevistados já pediu demissão pelo menos uma vez devido à liderança de um gestor. Seus esforços para coletar feedback sobre a integração serão desperdiçados se as informações não forem aplicadas para aprimorar a experiência dos novos colaboradores e capacitar os líderes responsáveis por suas equipes.

assuma o controle do seu processo de integração, do começo ao fim

Se você está no momento de revisar e aprimorar a integração na sua empresa, pode ser a hora de analisar todo o processo, do começo ao fim. Para começar, baixe nosso checklist de integração, que oferece um guia básico para as primeiras semanas e meses de um novo colaborador na empresa. Ele ajudará você a lembrar todas as etapas essenciais para um processo de integração mais eficiente.

Clique abaixo para baixar o checklist em formato Excel e sinta-se à vontade para ajustá-lo e aprimorá-lo conforme seu a sua integração evolui.