o que é a lei de parkinson e como aplicá-la no trabalho

Saber administrar o tempo com relação ao trabalho é importante para otimizar resultados e melhorar a competitividade no mercado. Com a filosofia de aumento da produtividade no trabalho, diversas técnicas podem ser aplicadas para superar a procrastinação e alcançar o sucesso. Quer saber como? Leia mais para descobrir.

Cyril Parkinson e a melhoria da produtividade no trabalho

Cyril Parkinson, historiador naval britânico do século 20, escreveu um ensaio para a revista The Economist em 1955 em que explicava, por meio de um exemplo simples, como uma anciã dedica todo o dia a escrever um cartão postal para sua sobrinha porque não tem nada mais a fazer com seu tempo. Como tem o dia inteiro para escrever o cartão postal, dedica uma hora a buscar o cartão, meia hora a buscar seus óculos, 90 minutos a escrever o cartão, e assim, sucessivamente, até que ocupa o dia todo.

A intenção original de Parkinson era retratar a burocratização da administração britânica do século 20. Após o ensaio no The Economist e diversos estudos, escreveu um livro intitulado “Parkinson's Law: or the pursuit of progress” (A Lei de Parkinson: a busca pelo progresso, em tradução livre). A partir de experiências do dia a dia, o estudioso apresentou três afirmações sobre as quais falaremos a seguir.

Quais são os 3 fatores da lei de Parkinson?

Estas são as 3 afirmações apresentadas por Cyril Parkinson, duas - a primeira e a terceira - são referências diretas à gestão do tempo:

• A primeira afirmação: “o trabalho se estende até acabar o tempo disponível para que seja concluído”, ou seja, quanto mais tempo se tem para realizar uma tarefa, mais tempo se demora para terminá-la, dando lugar a uma redução do esforço e chegando a aumentar a complexidade do trabalho.
• A segunda afirmação: “os gastos aumentam até cobrir os ganhos”, em outras palavras, se você tem um orçamento, a tendência é que ele seja gasto em sua totalidade.
• A terceira afirmação: conhecida como lei de trivialidade, afirma que “o tempo dedicado a qualquer atividade é inversamente proporcional à sua importância”. Ou seja, dedica-se mais tempo ao que é menos importante.

Exemplos da procrastinação no trabalho de acordo com a lei de Parkinson

Por exemplo, quando você recebe uma tarefa que você sabe que pode realizar em menos tempo do que o prazo atribuído, mas demora para concretizar até que se esgote por completo o tempo estabelecido. Se você precisa apresentar uma proposta de um projeto e recebe um prazo de uma semana, você age com tranquilidade porque sabe que tem tempo para realizá-la. Entretanto, você adia o momento de se dedicar a trabalhar na proposta até que a data se aproxima e você se dá conta de que deixou a tarefa para a última hora.

Para dar outro exemplo de procrastinação no trabalho de acordo com a lei de Parkinson podemos pensar em uma situação em que precisamos realizar uma apresentação para um novo cliente para explicar nossos serviços e, inicialmente, temos um mês para trabalhar nisso e reunir todos os recursos necessários. Como ainda precisamos realizar outras tarefas em nosso dia a dia, decidimos seguir trabalhando nelas, adiando a preparação da apresentação. O dia da entrega se aproxima e a apresentação ainda precisa ser feita e, por isso, no último momento, concentramos todos os nossos esforços para deixá-la pronta a tempo, ainda que no início tivéssemos um mês para trabalhar nela. Ao final, a tarefa se estendeu por todo o mês.

Com esses exemplos, entendemos que quando devemos realizar uma tarefa, costumamos pensar no prazo que temos disponível para realizá-la em vez de pensarmos no tempo de que realmente precisamos, o que nos faz perder muito tempo, podendo até mesmo nos levar a obter resultados ineficientes.

Como melhorar a produtividade no trabalho aplicando a lei de Parkinson

A chave dessas técnicas e conselhos está em priorizar as tarefas e otimizar o rendimento em um tempo determinado, para assim poder cumprir com todos os objetivos propostos.

• A regra dos dois minutos: um princípio muito básico, mas muito eficiente. Desenvolvida pelo especialista em produtividade David Allen que afirma que toda tarefa que requer pouco tempo (um máximo de 2 minutos) deve ser realizada imediatamente, evitando seu planejamento. Assim, poupa-se tempo, reduz-se a quantidade de atividades pendentes e ajuda-se a criar hábitos e rotinas de trabalho.
• A técnica Pomodoro: baseada na filosofia timeboxing, o italiano Francesco Cirillo criou esse método com a intenção de estabelecer um tempo máximo para alcançar objetivos, tomar decisões e realizar tarefas. Seu objetivo é fomentar a agilidade mental e evitar o cansaço intelectual. Consiste em usar um relógio para dividir o tempo de trabalho em intervalos de 25 minutos, denominados “pomodoros”. Entre cada “pomodoro”, deve-se reservar 5 minutos de descanso. E a cada 4 períodos de trabalho, como o tempo de descontração é maior, o “pomodoro” deve ter entre 15 e 20 minutos. É necessário que no tempo dedicado ao trabalho não haja qualquer tipo de distração, e que nos tempos de descanso não sejam realizados esforços mentais.
• Princípio de Pareto ou regra do 80/20: esse método foi criado pelo economista e filósofo Vilfredo Pareto e afirma que 80% dos resultados de uma tarefa derivam de 20% do esforço e do tempo dedicados. O segredo desse princípio está em concentrar a dedicação nesses 20%, prestando menos atenção aos 80% restantes. Desta forma, por um lado, dedicaríamos maior esforço em menor tempo, e, por outro lado, conseguiríamos distinguir aquilo que é essencial daquilo que é secundário.
• As restrições também podem criar liberdades: embora à primeira vista possa parecer um absurdo, isso faz sentido. É preciso que o tempo útil de trabalho seja tratado com rigidez, evitando postergá-lo e aproveitando ao máximo esse tempo. Desta forma, é possível terminar as tarefas com antecedência, dedicando-lhes menos tempo, mas mantendo a eficiência e o cumprimento dos objetivos. Esses métodos podem ser aplicados até às tarefas mais simples.
• Administrar a energia, e não somente o tempo: cada pessoa é diferente e, consequentemente, o tempo de maior rendimento também difere. Aproveitar as horas de maior produtividade pode contribuir para uma importante melhora nos resultados.

O segredo para aplicar a chamada lei de Parkinson é a metacognição. Saber autorregular os próprios processos de rendimento, ou seja, evitar empecilhos e ter a capacidade de prever nossa conduta para poder corrigi-la.

E você, acredita que é útil aplicar a lei de Parkinson no âmbito do trabalho?