Quando Steve Jobs faleceu, descobriu-se que ele estava supervisionando projetos que seriam lançados em quatro anos. Como ele conseguia planejar as coisas em tão longo prazo?
O desenvolvimento de um projeto
O exemplo da Apple demonstra que todo produto ou serviço de sucesso conta com um processo concreto de gestão e elaboração para desenvolvê-lo de forma inteligente. Quando coordenamos o desenvolvimento de um produto ou temos alguma ideia para ele, é fundamental dispor das ferramentas básicas para que essa abordagem possa se materializar contando com todas as garantias possíveis.
A realização de um projeto pode contar com a ajuda de um mapa na forma de várias fases ou passos que facilitem seu desenvolvimento e seu acompanhamento para garantir uma implementação bem-sucedida.
Passos para elaborar um projeto
Uma vez que já se tenha – ou se receba, uma ideia para um projeto, é preciso dividi-lo nas fases necessárias para desenvolvê-lo. Isso ajudará a administrá-lo de forma organizada e a reforçar a percepção de que o projeto poderá ser realizado.
Fase 1: Planejamento do projeto
Em um primeiro momento, é fundamental delimitar e deixar bem claro qual é o seu projeto: trata-se de definir os objetivos e o escopo. Esse momento é muito importante, pois todas as etapas posteriores serão condicionadas pelo que for decidido nessa fase.
Uma vez que esse ponto esteja claro, será possível começar a planejar, passo a passo, as ações que levarão à conclusão final do projeto.
Esse é o momento no qual as tarefas são programadas e distribuídas e quando se estabelece a responsabilidade de cada pessoa envolvida com o processo. A delimitação de responsabilidades, como se vê na Apple, é um ponto que vale a pena analisar.
Fase 2: Execução do projeto
Quando as tarefas, as responsabilidades e os recursos já tiverem sido distribuídos, começará a fase de execução.
Nesse período, é fundamental obedecer o planejamento, mas também manter-se flexível frente a possíveis imprevistos: quando estamos preparados para enfrentar qualquer inconveniente externo, conseguimos reagir melhor e seguir em frente sem maiores problemas.
O método de trabalho deve seguir uma linha uniforme de atuação que garanta o funcionamento correto e a coesão entre todas as pessoas que integram a equipe de trabalho.
Fase 3: Acompanhamento e controle do projeto
Um ponto imprescindível para poder concluir corretamente a etapa de realização de qualquer projeto é que os mecanismos de acompanhamento e controle do trabalho sejam ativados. Um bom Project Manager deve estar sempre presente acompanhando, revisando e monitorando permanentemente o desenvolvimento da atividade.
Uma comunicação interna fluida pode ser um dos pontos-chave; um relatório diário dos progressos, problemas ou riscos ajuda a não desviar dos objetivos e garantir o desenvolvimento normal de todas as atividades. A troca de informações entre todos os membros do projeto também ajuda a garantir que as ações sejam realizadas com esse extra necessário de inteligência coletiva.
Fase 4: Implementação do plano
Esse é o momento no qual todo o desenvolvimento ganha vida, em que todas as atividades são sintetizadas em um produto ou serviço final.
É necessário dispor dos recursos necessários (econômicos e humanos) para realizar o processo de implementação de forma segura. É necessário traduzir tudo isso em ações eficazes, sem colocar em risco tudo o que já foi realizado nas fases anteriores.
Fase 5: Medição de impacto e encerramento do projeto
Uma vez que toda a atividade tenha sido concluída e implementada, será necessário realizar uma revisão e uma avaliação do resultado final.
Corrigir os erros ajudará a melhorar e saber em quais pontos um bom trabalho foi realizado e em quais é preciso melhorar. O sucesso do próximo projeto dependerá, também, de ter cumprido essa fase com diligência.
Saber conceber e desenvolver um plano gera vários benefícios em todos os aspectos da vida, tanto profissional quanto pessoal. Estruturar e estabelecer um método tornará realidade aquilo que parece ser apenas imaginação.
Exemplo de desenvolvimento de um projeto
Na hora de desenvolver um projeto é interessante garantir de que todos os passos necessários para elaborar um projeto de sucesso tenham sido respeitados. Por exemplo, se uma empresa precisar abrir uma nova sede deverá, em primeiro lugar, estabelecer seus objetivos e seu escopo: aumentar seus lucros, ampliar sua presença no território nacional, ser uma empresa mais atraente para potenciais investidores… Uma vez que esse ponto tenha sido identificado, estabeleceremos as ações nas quais vamos trabalhar de forma organizada e programada para iniciar o processo de desenvolvimento do projeto e distribuir as responsabilidades entre as pessoas envolvidas. Nesse ponto, algumas ações necessárias poderão incluir:
- realização de um estudo de mercado
- análise da concorrência
- pesquisa e visita aos locais disponíveis que possam ser de interesse
- gestão e controle do orçamento
É necessário levar em conta que isso não é uma ciência exata: podem surgir complicações e, por isso, é necessário ser flexível frente a possíveis imprevistos; por exemplo, o local que mais se adapta às nossas exigências requer melhorias, o que supõe um aumento dos gastos inicialmente contemplados para sua reforma, ou nossa concorrência decide abrir uma nova unidade muito perto da área que estamos contemplando e isso poderá nos prejudicar. Se tivermos trabalhado seguindo uma linha uniforme de atuação, solucionaremos a dificuldade garantindo o funcionamento correto e a evolução do projeto.
É importante lembrar que durante todo o processo haverá um Project Manager encarregado de implementar os mecanismos de acompanhamento e controle do trabalho. O Project Manager também deve promover comunicação entre os membros da equipe envolvida com o desenvolvimento do projeto. Por exemplo, pode acontecer de, apesar de nossa melhor opção de localização para a nova sede ter sido discutida e avaliada em equipe, ela não demonstrar se adaptar perfeitamente às nossas necessidades, sendo recomendável pesquisar outras alternativas.
Uma vez que todos os pontos anteriores do projeto tenham sido solucionados e trabalhados, chegará o momento de implementar o plano e iniciar sua execução. Uma vez finalizada a atividade, no caso deste exemplo com a abertura da nova sede, devemos fazer uma avaliação do trabalho realizado e do resultado final obtido que permita melhorar nossa capacidade de desenvolver os próximos projetos e, nesse caso, elaborar um mapa da estrada que seja útil para a abertura de novas sedes.
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