gestão da força de trabalho

A força de trabalho deve ser gerida através de uma série de processos e procedimentos que funcionam em conjunto para garantir que os recursos humanos sejam convenientemente alocados dentro de uma empresa. A gestão de talentos (WFM) trabalha para ser assertiva no número de colaboradores e competências desejadas, o enquadramento empresarial enfatiza o desempenho e a competência com o objetivo final de maximizar a produtividade dos empregados. 

Uma empresa pode tirar proveito de uma boa gestão da sua força de trabalho por uma série de razões, incluindo:

• otimizar a planificação e o planejamento
• reduzir as taxas de absentismo
• identificar e resolver as ineficiências
• gerir os custos de mão-de-obra
• melhorar as medidas de segurança dos empregados

Por que é importante?

Os processos de gestão da força de trabalho ajudam a aumentar o planejamento e a consciencialização, dando à sua empresa uma imagem mais clara das necessidades comerciais, aumentando a flexibilidade e permitindo que sua empresa se ajuste aos novos desafios, sem que se imponham mudanças nos negócios ou estratégias de contratação. 

Aumentar a flexibilidade e melhorar o planejamento trará uma melhor produtividade, acabando por aumentar os lucros - como estudos têm demonstrado, organizações que sabem como redistribuir e gerir de forma eficaz a sua força de trabalho têm o dobro da probabilidade de superar os seus concorrentes. 

Abaixo, discutiremos algumas questões comuns de gestão da força de trabalho e as estratégias que podem abordar.

programação e planejamento

Para as empresas de hoje, o velho ditado que diz que "tempo é dinheiro" realmente é verdade. E é ainda mais verdadeiro para forças de trabalho de grande volume, que com algumas instalações aptas a ganhar milhões de dólares, repensam a forma como programam os turnos. É fundamental para as empresas que procuram avançar, encontrar uma forma eficiente de criar horários semanais e mensais.

Atualmente, para cerca de metade dos gestores a planificação demora mais de duas horas por semana - enquanto alguns gestores chegam a reportar gastos de até 12 horas por semana na planificação. Também há dinheiro real em jogo; de acordo com o mesmo relatório, cada turno falhado criado por um erro de planificação é aproximadamente equivalente a 633 dólares (3.289 reais) em gastos mensais.

Uma má planificação e planejamento podem levar a altas taxas de absentismo - o qual discutiremos a seguir - mas também podem ter outros efeitos. Uma planificação pobre e errática pode deixar os colaboradores desmoralizados, e também aumenta a ocorrência de horas extraordinárias não planejadas, o que pode rapidamente resultar em uma grande despesa. 

Uma solução de gestão de força de trabalho pode ajudar, otimizando seus procedimentos de agendamento com tecnologias de ponta, e eliminando estes pontos de pressão comuns. Há também resultados tangíveis, incluindo o aumento do tamanho da sua reserva de talento disponível, além do aumento da aquisição e retenção de pessoal. 

absentismo

Pronto para uma estatística chocante? O absentismo - quando colaboradores se ausentam do trabalho fora do horário previsto - entre os trabalhadores norte-americanos representa 8,5 mil milhões de dólares anuais em perda de produtividade, enquanto no Reino Unido estima-se que o custo econômico total do absentismo atingirá 26 mil milhões de libras até 2030. Sendo assim, é de grande importância não só contratar os melhores colaboradores, mas também fazer com que eles compareçam. Uma força de trabalho forte é tão importante quanto uma força de trabalho confiável. 

Há uma série de razões comuns para o absentismo, incluindo lesões físicas e doenças, problemas de saúde mental, intimidação, assédio, e procura por emprego. Todas estas razões podem ser abordadas de formas diferentes - quer isso seja encorajar a saúde e o bem-estar da sua força de trabalho ou criar um ambiente de trabalho global que aumente a retenção dos funcionários. 

Uma solução de gestão de força de trabalho não só ajuda sua empresa a resolver as maiores causas do absentismo, mas também a gerir os efeitos do absentismo através de um planejamento proativo e soluções a longo prazo. Uma empresa de sucesso terá estratégias fluidas, de modo que o absentismo não prejudique seus resultados. 

A análise da sua força de trabalho e a realização de atividades como auditorias de competências te darão uma imagem mais clara da sua capacidade e de onde podem surgir problemas quando os níveis de ausência são elevados. Também o ajudará a identificar os processos mais críticos no funcionamento da sua empresa. Finalmente, a identificação das competências necessárias para completar tarefas críticas ajudará a informar os seus planos de formação e desenvolvimento.

operações ineficientes e baixa produtividade

Com novas tecnologias e estratégias tipicamente destinadas a aumentar a eficiência, nota-se que esta é destaque nas operações comerciais modernas. Mas o que é eficiência, e o que faz operações serem ineficientes? Simplificando, operações de trabalho ineficientes ocorrem quando se gasta mais dinheiro e tempo num determinado processo do que outras empresas, em média, levam a fazer, ou a produzir, a mesma coisa. 

Então o que leva exatamente a ineficiência no trabalho? Como na maioria dos problemas operacionais, há uma série de causas. Os seus custos de força de trabalho podem ser elevados ou seus colaboradores podem simplesmente se desvincular - como alguns inquéritos descobriram, as empresas com taxas de envolvimento mais elevadas reportam uma maior produtividade em até 21%. Também é possível que seus gestores não estejam habilitados com dados, e, como resultado, não sejam capazes de identificar problemas com suas atuais estratégias operacionais. 

Uma solução de gestão de força de trabalho pode ajudar a importar os conhecimentos necessários para contornar as ineficiências operacionais - uma perspectiva externa útil pode identificar estratégias problemáticas e proporcionar uma melhor alocação de recursos. Com parceiros a bordo para ligar a nova estratégia ao ROI, deverá ser capaz de evitar as dores de cabeça causadas por oportunidades perdidas e manter-se concentrado no crescimento do negócio. 

elevada rotatividade e baixa retenção

Os custos de alta rotatividade e baixa retenção podem ser graves. Estudos recentes sugerem que custa, em média, 21% do salário de um cargo contratar um novo colaborador. E isso nem sequer tem em conta os custos de uma posição vaga, incluindo necessidades de horas extraordinárias e preocupações de saúde e segurança, o que pode rapidamente somar-se ao tempo que uma posição é preenchida. 

As empresas podem adotar vários métodos eficazes para reduzir as elevadas taxas de rotatividade e aumentar a retenção de empregados. Estes incluem a oferta de salários competitivos, a criação de uma employer brand forte e de uma reputação positiva, a simplificação do processo de onboarding, e a melhoria da aquisição de talentos. No entanto, por si só, essas medidas não garantem a obtenção de resultados. 

A utilização de uma solução abrangente de gestão de força de trabalho pode tornar os seus esforços para melhorar a retenção mais fácil e mais eficaz. Contudo, desde o recrutamento e seleção até o onboarding e indução ao planejamento e previsão de turnos, uma solução de gestão da força de trabalho pode ajudar a sua empresa a melhorar as taxas de retenção, a diminuir a rotatividade, e a poupar os custos - tudo isso enquanto aumenta a produtividade. 

custos de mão-de-obra

A poupança de custos é uma prioridade comum para as equipes de recrutamento, particularmente na indústria transformadora, onde alcançar a máxima eficiência financeira e gerir as despesas é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas. No entanto, um foco excessivo nos custos de mão-de-obra diretos pode levar as empresas a ignorar as principais fontes indiretas de gastos de mão-de-obra, incluindo os custos de formação e de rotatividade, bem como os tempos de fornecimento prolongados. 

Como uma solução de gestão de força de trabalho pode ser implementada para abordar ativamente tanto as fontes diretas como indiretas de custos? Uma área de destaque proficiente é a contratação de pessoas. Novas contratações - especialmente um processo de contratação bem gerido - podem ser caras, portanto encontrar formas únicas de minimizar as contratações pode ser uma vantagem. A requalificação atual de pessoas, ajudada por soluções de gestão de força de trabalho, pode fornecer o talento que sua empresa necessita sem ter de contratar.

Manter o planejamento excessivo - quando se paga por mais capacidade do que precisa e acaba com colaboradores que não são necessários - também pode ajudar sua empresa a gerir os custos, pagando apenas a mão-de-obra necessária. Para ajudar a reduzir o planejamento excessivo, é importante analisar a utilização da capacidade da sua força de trabalho para compreender melhor a eficiência com que os seus recursos serão utilizados, e analisar as opções de requalificação.

a segurança dos colaboradores e o futuro do local de trabalho físico 

Os benefícios da segurança dos colaboradores são auto-explicativos - ao proporcionar um ambiente de trabalho seguro, limpo e construtivo, não só garante a segurança de seus colaboradores, mas também que sua motivação se mantenha elevada. Um ambiente de trabalho seguro, confortável e sem estresse é uma das chaves para desbloquear uma elevada produtividade. Além disso, um ambiente não seguro pode representar um grande risco financeiro, como trabalhadores feridos passando mais tempo em casa, pedidos de indenização, entre outros. 

Mas antes de poder melhorar sua cultura de segurança, é preciso descobrir como ela se contrapõe à concorrência. Uma avaliação externa pode ser o primeiro passo para a integração de uma gestão da força de trabalho, oferecendo conhecimentos técnicos sobre a segurança dos seus trabalhadores. 

É também uma boa ideia considerar que ajustes poderão ser feitos no seu ambiente de trabalho à medida que o período pandêmico melhore e as fábricas continuem abrindo totalmente. A otimização dos seus procedimentos de segurança e a procura de formas de tornar a segurança e a eficiência alinhadas, podem ser ajudadas por estratégias inovadoras de gestão da força de trabalho. 

Tendo uma melhor compreensão dos muitos benefícios que uma abordagem de gestão de força de trabalho pode trazer ao seu negócio, é possível começar a desenvolver uma estratégia para a sua implementação. A melhor abordagem é começar identificando as suas próprias necessidades únicas e os desafios que a sua empresa enfrenta, em seguida, atualizar suas estratégias de trabalho para alinhar com seus objetivos empresariais. 

Em geral, é uma boa ideia seguir alguns passos por ordem:

- Defina suas prioridades. Descubra o que está interessado em melhorar sobre suas operações atuais. Quais são os pontos de pressão que têm te incomodado recentemente? Consegue identificar os problemas que tem tido a longo prazo? Como pode pensar concretamente sobre esses problemas? Por exemplo, está mais interessado em melhorar a retenção de colaboradores ou em atrair colaboradores mais talentosos?

- Identifique e corrija processos quebrados. Quando souber quais problemas que precisa resolver, identifique os processos que tem em vigor para abordá-los e descubra o que não está funcionando. Pode ser um processo específico, ou pode ser uma questão de comunicação global. Por exemplo, uma vez que 44% das organizações utilizam três ou mais sistemas internos para tratar dos processos de gestão da força de trabalho, é fácil ver como as coisas podem se perder na transposição de um sistema para o outro.

- Pesquise soluções possíveis. Muitas soluções WFM diferentes estão disponíveis no mercado - desde software "plug-and-play" até parceiros estratégicos de serviço completo como a Randstad - fazendo uma pesquisa para encontrar a solução que melhor se adequa às necessidades da sua empresa.

externalizar a gestão da sua força de trabalho 

A própria contratação de trabalhadores é um processo caro e demorado, especialmente para empresas com uma grande força de trabalho ou contingente. Isso pode desviar a sua atenção de assuntos mais urgentes, e nem sempre é garantido que um envolvimento pessoal resultará em melhores contratações e em uma força de trabalho mais talentosa. 

O recrutamento não tem de ser um fardo. Fornecer gestão externa para a sua força de trabalho e trabalhar com um parceiro de RH pode tirar a pressão dos seus ombros, permitindo o foco no centro do seu negócio. As soluções da Randstad proporcionam modelos de sourcing escaláveis, flexíveis e eficientes que se adaptam às exigências em mudança dos nossos clientes - para que saiba que estão em boas mãos. 

Na Randstad, podemos ajudá-lo a pensar holisticamente sobre os seus objetivos, trabalhando para desenvolver soluções duradouras e eficientes em termos de custos. Uma força de trabalho bem gerida significa ter os recursos que necessita somente quando precisar deles - poupando-lhe despesas gerais. 

Competir num mercado global não é fácil. Negócios com grandes forças de trabalho são impulsionados por flutuações de produção, mudanças sazonais, lançamentos de novos produtos, adição de novos locais, e até modelos de negócios reinventados quando o mundo muda inesperadamente, como foi o caso da pandemia. 

A Randstad Operational apoia clientes com exigências de recursos de alto volume nos mercados verticais de automóvel, logística, fabril, farmacêutico e ambientes de contato. Quando trabalhamos como parceiro estratégico com nossos clientes, criamos um modelo flexível de fornecimento de recursos no local para criar estratégias de contratação e gestão de força de trabalho que controlem de forma eficaz os custos e conduzam à eficiência. 

Os benefícios da gestão de talentos de grande volume incluem a redução dos custos de contratação, maior envolvimento dos trabalhadores, soluções personalizadas, e a alavancagem da tecnologia de RH. No passado, ajudamos clientes sediados no Reino Unido a:

• reduzir os custos de mão de obra em 10% por trabalhador, com um programa de reestruturação do regime de turnos, tudo isto mantendo uma operação 24/7 
• resolver um défice de competências críticas através de uma maior eficiência operacional, resultando numa poupança anual de custos de 9,5% em despesas com horas extraordinárias
• implementar eficiências ponta a ponta que melhoraram a entrada de talentos na empresa, resultando em uma redução de 24% no tempo de formação.

planejamento da força de trabalho

A constituição de uma equipe de profissionais com as competências certas requer um grande investimento. O nível de atenção necessário para organizar uma força de trabalho - e especialmente para gerir trabalhadores temporários - faz com que os líderes do patrimônio humano tenham menos tempo para se concentrarem nas atividades nucleares da sua organização que lhe proporcionam valor. Então, qual é a melhor solução para as empresas que procuram otimizar o planejamento da sua força de trabalho?

Uma abordagem que muitos empregadores adotam é fornecida pela projeção da força de trabalho da Randstad, conhecida como Relevate Workforce Schedule. Esse serviço oferece um sistema de planificação e planejamento da força de trabalho on-line que torna simples o processo estressante de gerir uma força de trabalho flexível.

Com a planificação da força de trabalho da Randstad, os clientes podem:

• acessar a uma série de trabalhadores pré-selecionados
• de forma rápida e fácil, aumentar ou reduzir o pessoal, quando necessário
• planejar com eficiência os trabalhadores temporários com o nosso portal de planejamento
• sugerir passos e estratégias para a melhoria de processos
• melhorar a comunicação com os trabalhadores temporários e reduzir o absentismo

Estes benefícios não se limitam aos colaboradores contingentes - também podemos ajudar com colaboradores permanentes. A Randstad também oferece uma variedade de soluções híbridas e flexíveis que permitem aos nossos clientes dividir a gestão da sua força de trabalho conosco, para que possam encontrar o equilíbrio que melhor lhe convém.

Como parte dos Serviços Inhouse da Randstad, a nossa solução de planejamento da força de trabalho é frequentemente utilizada para a gestão de funções "por hora", e é especialmente eficaz para trabalho por turnos em linhas de produtos e funções de back-office. Focado em até sete perfis, o programa pode apoiar empregadores que necessitem de 50 ou mais trabalhadores flexíveis - não havendo limites máximos.

trabalhar com a Randstad

A Randstad é líder mundial na área dos serviços de RH. Com 60 anos de experiência, nossas estreitas relações profissionais e conhecimentos abrangem diversos continentes e indústrias, incluindo a fabril. Fornecemos soluções únicas para satisfazer as necessidades da força de trabalho de qualquer empresa - em pequenas e grandes escalas, para empresas de todas as dimensões. Os nossos parceiros desfrutam de:

• acesso flexível aos melhores candidatos locais
• conhecimento profundo das melhores práticas e tendências mais recentes da indústria
• uma presença global e sensibilização para as estratégias de otimização emergentes
• melhorias e sugestões baseadas em dados que se inspiram nos fatos mais recentes

A Randstad disponibiliza as suas ferramentas técnicas de RH, tais como entrevistas por vídeo, verificação automática de referências, entre outras, para digitalizar partes chave do seu processo de RH, ou então gerir todo o seu processo de recrutamento de forma integral.

É tempo de começar a construir sua melhor equipe e enfrentar a incerteza futura com a confiança de que tem o que é preciso para se ajustar e prosperar. Contate-nos agora para encontrar soluções de gestão de pessoas na sua área.

perguntas mais frequentes sobre a gestão da força de trabalho